Bundesagentur für Arbeit startet Pilotprojekt
Elektronische Akte soll Effizienzschub bringen
Die Einführung der elektronischen Akte (eAkte) testet die Bundesagentur für Arbeit (BA) nun im Rahmen eines Pilotprojektes in der Regionaldirektion Sachsen-Anhalt-Thüringen. Nach der sechsmonatigen Testphase soll über den bundesweiten Einsatz der Lösung entschieden werden.
Beim Pilotprojekt in Halle werden rund 4.000 Mitarbeiter der BA mit dem neuen System arbeiten. Anders als bisher bei der bisherigen Bearbeitung von Papierakten möglich, erlaubt die eAkte den sofortigen und gleichzeitigen Zugriff von berechtigten Mitarbeitern auf Dokumente und Akten. Sie soll daher die Auskunftsfähigkeit in den Arbeitsagenturen erheblich verbessern, Laufwege und Aktensuche können entfallen. Grundlage hierfür ist die Enterprise Content Management Plattform FileNet8 von IBM, eine integrierte Lösung für die Verwaltung von Dokumenten und zur Steuerung von Abläufen. Darüber hinaus entwickelte IBM eine für die Bundesagentur maßgeschneiderte Bedienoberfläche.
»Bisher betreiben wir erheblichen Aufwand z.B. für die Lagerung und den Transport von Akten in den Arbeitsagenturen – immerhin haben wir dort etwa 22,2 Millionen Kundenakten«, sagt BA-Vorstandsmitglied Raimund Becker. »Wenn diese Unterlagen nun in elektronischer Form vorliegen, können wir Kosten und Zeit sparen. Das bedeutet einen besseren Service für unsere Kunden«.
Die Arbeitsagenturen haben bundesweit ein enormes Akten-Volumen zu bewältigen: Zu den 22,2 Millionen Kundenakten kommen täglich 260.000 neue Dokumente hinzu. Eine Herausforderung auch für die Digitalisierung. Diese erfolgt durch einen externen Dienstleister, der mit jedem seiner Hochleistungsscanner etwa 10.000 Blatt pro Stunde schafft. Die eingescannten Dokumente werden dann durch Mitarbeiter der BA signiert und über eine sichere Datenleitung direkt an das eAkte-System und damit an den Computer-Arbeitsplatz des jeweils zuständigen Mitarbeiters der Arbeitsagentur übertragen.
Verläuft die Testphase erfolgreich, soll das Projekt im kommenden Jahr auf ganz Deutschland ausgeweitet werden. Dann werden etwa 40.000 Nutzer Zugriff auf die Plattform haben und zehn Scan-Zentren in Betrieb sein.
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