Wenig Integration mit Applikationen

Als stärkste geschäftliche Triebfeder für ECM-Lösungen in Unternehmen jeder Größe hat jene Untersuchung Effizienzverbesserungen zutage gefördert, gefolgt von Prozessoptimierungen. In größeren Organisationen ist außerdem Compliance wichtig, allerdings mit abnehmender Tendenz.

Viele Unternehmen beklagen ein Informationschaos und wollen dem durch die Anschaffung von ECM-Software entgegentreten. Besonders schlimm ist es der AIIM-Erhebung zufolge um Instant Messages bestellt: 50 Prozent der Befragten sprechen hier von Chaos, bei E-Mails sind es 31 Prozent und bei Office-Dokumenten 28 Prozent. 39 Prozent legen die E-Mails immer noch in privaten Ordnern ab.

Die Verbindung mit Business Software ist bei ECM-Lösungen bislang wenig ausgeprägt. Die Integration mit betriebswirtschaftlichen Anwendungen ist nicht Stand der Kunst, wie IBM-Berater Größer bestätigt: »Das ist möglich, aber selten.« Oft sei etwa das SAP-Outputmanagement losgelöst von den Geschäftsprozessen. Es sei zu prüfen, welche Teile eines ECM-Systems konkret von anderen Applikationen betroffen sind. Im Prinzip sei es für die Zukunft durchaus sinnvoll, transaktionsbezogene Anwendungen mit Dokumenten- und Content-Systemen zu verbinden, da diese Bereiche in der konkreten Arbeit kaufmännischer Mitarbeiter durchaus verbunden seien.

Stattdessen schlagen Trendthemen auch auf den Bereich ECM durch. Social, Mobile und Cloud machen sich bemerkbar. Entsprechende Ansätze ergänzen etablierte ECM-Lösungen, Evolution nicht Revolution steht an. Die bestehenden ECM-Lösungen bleiben, neue Dinge kommen allmählich hinzu. IBM-Berater Größer sieht Mobile, Social und Cloud als Wachstumsthemen im ECM-Umfeld, die im Projektgeschäft Fuß gefasst haben.