»Dokumentenpyramide« von Iron Mountain
Fünf Stufen zum Informationsmanagement
Der Anbieter Iron Mountain hat einen Reifegrad-Index entwickelt, an dem sich Unternehmen beim Thema Informationsmanagement orientieren können: die so genannte »Dokumentenpyramide«. Dabei handelt es sich um eine hierarchische Darstellung der fünf wichtigsten Schritte für ein effektives Dokumentenmanagement.
»Mit unserem Pyramidenmodell möchten wir Unternehmen dabei helfen, die Grundregeln eines effektiven und zuverlässigen Dokumentenmanagements besser zu verstehen und in ihre Prozesse integrieren zu können«, erklärt Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH. »Die einzelnen Stufen veranschaulichen unterschiedliche Aspekte, die das Informationsmanagement erleichtern. Die Grundregel dabei lautet: Unternehmen benötigen einen Informationsmanagement-Plan«.
Die Basis der Pyramide bildet die spezifische Bedarfsanalyse – der Anfang jedes Informationsmanagementprozesses. Bereits mittelständische Unternehmen haben heutzutage mit einer wahren Flut an Dokumenten zu kämpfen. Für die Verantwortlichen selbst ist es oft schwer, den Überblick zu behalten und Unterlagen wiederzufinden. Ein externer, auf diesem Gebiet erfahrener Partner kann hier wertvolle Unterstützung bei der Entwicklung von geeigneten Prozessen leisten, um einen schnellen Zugriff auf die Dokumente sowie die Einhaltung gesetzlicher Richtlinien sicherzustellen.
Die zweite Stufe betrifft einen zentralen Punkt, die Sicherheit – schließlich ist die Minimierung von Geschäftsrisiken von zentraler Bedeutung für jedes Unternehmen. Gefahren drohen beispielsweise, sobald Dokumente zur Digitalisierung verschickt werden. Denn während des gesamten Prozesses können Dokumente verloren gehen oder durcheinander gebracht werden. Durch die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Dienstleister lassen sich die einzelnen Schritte – Lagerung, Digitalisierung und Archivierung – an einem Ort zentral bündeln und die genannten Risiken reduzieren. So verlässt das Dokument zu keinem Zeitpunkt das sichere Archiv und dessen Schutz ist durchgehend gewährleistet.
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