»Dokumentenpyramide« von Iron Mountain
Fünf Stufen zum Informationsmanagement
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Echte Hilfe für die Mitarbeiter
Die dritte Stufe der Pyramide sind Hybridlösungen. Sie vereinen zwei Vorteile: die Kostenersparnis durch das Auslagern von Dokumenten verbunden mit der Möglichkeit, Akten direkt an ihrem Aufbewahrungsort zu digitalisieren – und Unternehmen unmittelbaren Zugriff auf ihre Informationen zu gewährleisten. Zudem umgehen Unternehmen damit die Schwierigkeiten, die entstehen, wenn Dokumente und Informationen unstrukturiert, in digitaler und nicht-digitaler Form, in unterschiedlichen Formaten und über verschiedene Aufbewahrungsorte hinweg verteilt sind.
Die vierte Stufe bildet der Zugriff für Mitarbeiter. Für die Mitarbeiter eines Unternehmens ist es besonders wichtig, jederzeit auf die benötigten Informationen zugreifen zu können. Über ein zentrales Management-Tool und Dokumenten-Scans nach Bedarf können externe Dienstleister den Zugriff auf Informationen sicherstellen – unabhängig davon, wo sich die Mitarbeiter befinden.
Die fünfte und letzte Stufe stellen die High-Level-Funktionen von Managementlösungen dar, die vor allem in großen Organisationen zur Steuerung des Informations-Workflows wichtig sind. So sollten Verantwortliche verschiedene Benutzerrollen je nach den Zuständigkeiten der Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens definieren. Dadurch ist sichergestellt, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die jeweiligen Informationen haben. Darüber hinaus erfüllen Systeme wie Iron Mountain Connect alle Ansprüche an die gesetzeskonforme Indizierung, Klassifizierung sowie Archivierung und Vernichtung von Dokumenten.
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