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Studie

Informationen versacken im Unternehmen

21. November 2011, 16:36 Uhr | Elke von Rekowski

Um Informationen in Unternehmen optimal verfügbar zu machen und zu nutzen, müssen alle Abteilungen an einem Strang ziehen (Foto: Werner Heiber - Fotolia.com).

In vielen Firmen liegen wertvolle Daten brach. Laut einer aktuellen Studie nutzen Unternehmen in ganz Europa ihre Informationen nicht optimal, obwohl die Mehrheit ihren Wert durchaus erkennt.

So sind 82 Prozent der befragten deutschen Unternehmen (europaweit 69 Prozent) der Ansicht, dass die optimale Nutzung von Informationen einen kritischen Erfolgsfaktor darstellt, doch in jedem dritten Unternehmen (36 Prozent) sind Abteilungen für das Informationsmanagement verantwortlich, denen es an Know-how oder den erforderlichen Entscheidungsbefugnissen fehlt, so das ernüchternde Ergebnis der Studie von Coleman Parks im Auftrag von Iron Mountain. So haben 22 Prozent der Befragten angegeben, dass in ihrem Unternehmen Office- oder Facility-Manager für das Archivieren und Abrufen von Dokumenten zuständig sind. Bei 14 Prozent der Befragten ist die Verwaltung von papierbasierten und digitalen Informationen hingegen Aufgabe der IT-Abteilung. Bei knapp der Hälfte der Studienteilnehmer (49 Prozent europaweit, 40 Prozent in Deutschland) ist das Informationsmanagement über mehrere Abteilungen oder Geschäftsbereiche verteilt, lediglich in 18 Prozent dieser Fälle trägt ein Abteilungsleiter die Verantwortung dafür.

Um das Potential der Firmeninformationen optimal zu nutzen, müssen viele der Unternehmen umdenken. So sollten sie wissen, wie genau sie diese Informationen für ihre Geschäftsziele einsetzen wollen. Geht es darum, Marketing-Trends zu verfolgen, Vertriebsstrategien auszurichten oder die Performance im Personalbereich zu messen? Denn erst wenn der Zweck klar ist, können die erforderlichen Schritte beim Informationsmanagement eingeleitet werden.

Für die Erstellung und Umsetzung einer Strategie ist es unbedingt erforderlich, dass alle Abteilungen zusammenarbeiten. Denn wenn die IT-, Compliance-, Datenmanagement- und Rechtsabteilung nicht an einem Strang ziehen, wird sich der gewünschte Erfolg nicht einstelle, mahnt Iron Mountain. Die Zusammenarbeit sollte von einem funktionsübergreifenden Lenkungsausschuss koordiniert werden, um die Informationsanforderungen aller Beteiligten zu berücksichtigen.