Heterogene ECM-Komponenten koexistieren

Die unter dem Label ECM subsumierten Softwarekomponenten werden in Projekten nichtsdestoweniger vielfältig eingesetzt. Dokumenten- und Content-Systeme seien oft die erste Software, die in den Unternehmen nach der Ausstattung der PCs mit Büropaketen eingeführt wird, weiß BARC-Analyst Böhn. Obligatorisch sei die Integration mit E-Mail- und Collaboration-Software, weil die Mitarbeiter in diesen Oberflächen permanent zugange sind. Ebenfalls erforderlich ist die Kopplung mit ERP-Lösungen, weil dort die relevanten Begriffe herkommen.

Den Anwenderunternehmen geht es in Projekten um konkreten Nutzen, um Lösungen für bestimmte Probleme. Von ECM wird dabei nicht viel gesprochen. »Hinter der Oberfläche eines neuen Informationssystems kann dann durchaus ein ECM-System liegen«, schildert Böhn. In manchen mittelständischen Betrieben werde die ECM-Vision von der einheitlichen Verwaltung von Dokumenten und anderen Inhalten tatsächlich mit einer durchgängigen Produktsuite realisiert. In größeren Organisationen seien entsprechende Projekte allerdings kaum machbar. »Durchgängige unternehmensweite Lösungen fehlen bislang«, bestätigt Project-Consult-Geschäftsführer Kampffmeyer. Bei großen Firmen in Deutschland gehe es bei ECM oft nicht darum, Produkte aus-, sondern abzuwählen: Die Vielfalt des Vorhandenen sei unnötig groß und erhöhe den Verwaltungsaufwand.

Der Wildwuchs, der dadurch entsteht, dass Abteilungen für ihren Bedarf Dokumenten- und Content-Software beschaffen, geht unterdessen weiter. Versicherungen zum Beispiel haben außerdem besondere Skalierungsanforderungen und Prozesse, die sich durch Standardprodukte nur schwer abbilden lassen. Böhn hält die Vorteile, die umfassende ECM-Lösungen bringen, nichtsdestoweniger für evident und plädiert auf strategischer Ebene weiterhin dafür: »Zentrale Informationsverwaltung beseitigt Inkonsistenzen und spart Kosten.« Kampffmeyer, im Markt für Dokumenten- und Content-Management seit Jahrzehnten als Berater tätig, sieht das ähnlich: »Alle Informationen im Unternehmen sollten einheitlich verwaltet werden.«