Buchhaltung, Verträge & Rechtliches

Finanzmanagement und Buchhaltung: Überblick und Automatisierung

Ein übersichtliches Finanzmanagement ist die große Stärke von SmartImmo 2026. Der Zahlungsverkehr berücksichtigt dabei nicht nur Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Mietern, sondern auch externe Rechnungen von Lieferanten sowie die eigenen Hausgeldzahlungen. Die lassen sich entweder als Lastschrift oder Überweisung abwickeln. Die Ausführung erfolgt über SEPA-XML-Dateien, die entweder an die Bank hochgeladen oder direkt über die SEPA-fähige HBCI-Schnittstelle übertragen werden.​

Kleines Manko: Im Test zeigte sich, dass eine automatisierte Plausibilitätsprüfung für Eingangsrechnungen fehlt. Dabei könnte eine solche Funktion Routinekontrollen erleichtern. Das Fehlen wiegt aber nicht so schwer, da die Zielgruppe von SmartImmo 2026 sicher nicht täglich zehn oder mehr Rechnungen zu prüfen hat. Insgesamt richtet sich die Software in ihrer Einzelplatzversion vor allem an kleine Vermieter und deckt deren typische Anforderungen zuverlässig ab.

Fristenmanagement und automatische Erinnerungen: einfach unvergesslich

Es gibt immer mal wieder Ärger mit der Zahlungsmoral von Mietern. Ist die Miete im Rückstand, steht unter Offene Posten-Verwaltung ein durchdachtes Mahnwesen hilf­reich zur Seite. Es werden in SmartImmo insgesamt drei Mahnstufen unterstützt. Die Fälligkeit einer Mahnung ermittelt sich aus dem in den Wohnungsstammdaten eingetragenen Fälligkeitstag sowie den vordefinierten Mahneinstellungen. Zudem können Sie in den Grundeinstellungen zum Mahnwesen für jede Mahnstufe die Betreffzeile, den einleitenden Text des Mahnschreibens sowie Mahngebühren festlegen. Diese werden über eine Sonderbuchung mit der Buchungsart „Mahngebühr“ in die Offene Posten-Verwaltung eingestellt und im Mahnlauf berücksichtigt. Der Mahnlauf wird auf Knopfdruck über den Befehl „Mahnungen erstellen“ im Menüband gestartet. Vorbildlich. Zusätzlich können Sie über den Terminkalender Handwerkertermine einstellen und so dafür sorgen, dass keine Fälligkeiten wie Maler kommt oder ähnliches vergessen werden.

Vertrags- und Dokumentenmanagement (Digitale Akte): Alles an einem Ort

Es gibt nichts Schlimmeres, als einem System wertvolle Daten anzuvertrauen, die man dann aber nie mehr wiederfindet. Bei SmartImmo 2026 werden Mietverträge, Protokolle, Rechnungen, Korrespondenz jeweils beim Eigentümer beziehungsweise Mieter, beim Gebäude oder einer Wohnung oder zu einem Kontakt abgespeichert. Alle Dokumente auf einen Blick finden Sie im Cockpit unter „Dokumente“. Dort können Sie schnell nach Datum oder Kontakt suchen. Ein Klick auf das Dokument öffnet es, sodass Sie bequem damit weiterarbeiten können.

Weiterer Luxus: Über die Exportfunktion können Sie Dokumente direkt an Mieter, Eigentümer oder Belegprüfer senden. Wer Daten auch direkt in ein Mieterportal einstellen will, braucht das Zusatztool „Mieterservice“: Digitale Mieterservices mit dem CRM-Portal.

Ebenfalls sehr nützlich: Die Spalte Speicherort verrät, wo das Dokument auf dem Rechner oder in einem Netzlaufwerk abgelegt ist. Beim Kriterium Dokumentenmanagement leistet SmartImmo 2026 somit im Großen und Ganzen gute Arbeit.

Instandhaltungs-, Reparatur- und Wartungsmanagement

Ein guter Vermieter sorgt dafür, dass die Wohnungen, die er vermietet, in einem guten Zustand bleiben. Das bedeutet, dass der Mieter Schäden an den Vermieter oder die Hausverwaltung meldet, die sich dann um die Probleme kümmern. SmartImmo 2026 hilft, die Schäden zu erfassen, zu dokumentieren und anschließend Reparaturangebote einzuholen sowie Handwerker zu beauftragen. Regelmäßige Wartungsarbeiten, beispielsweise an Aufzügen, müssen ebenfalls dokumentiert und überwacht werden. Alle diese Use Cases werden bei SmartImmo 2026 Plus im Menüpunkt „Vorgänge“ im Cockpit bearbeitet. Dennoch ist hier noch Luft nach oben, da die Instandhaltungs-/Reparaturkette nicht vom Meldungseingang bis zur Reparatur lückenlos digital umgesetzt ist.

Die Vorgangsverwaltung ist ein Premium-Element der Plus-Verwaltung und kommt einem Projektmanagement recht nahe. Je nach Vorgangsart können Sie unterschiedliche Aktivitäten definieren und damit den Bearbeitungsprozess vorgeben. Um Eingabeaufwand zu sparen und Bearbeitungsprozesse zu standardisieren, besteht die Möglichkeit, in den Vorgangsarten bereits eine Anzahl an Aktivitäten zu hinterlegen, die automatisch übernommen werden. Vorgänge und Aktivitäten lassen sich jeweils mit einem Termin versehen. Leider noch nicht Realität: Die Vorgangsverarbeitung soll in einem späteren Schritt an mobile App-Lösungen angebunden werden.

Rechtliches: Viele Formulierungshilfen, aber keine Rechtssicherheit bei Mieterhöhung

Gerade wer nicht jeden Tag eine Wohnung vermietet, braucht bei Abschluss, Überprüfung und Kündigung von Mietverträgen oder bei Wohnungsabnahmen und -übergaben mit detaillierten Protokollen professionelle Hilfestellung. Hier sammelt SmartImmo 2026 mit seinen zahlreichen Arbeitshilfen viele Punkte ein. Allerdings überprüft SmartImmo 2026 nicht, ob Ihre geplante Mieterhöhung im zulässigen Rahmen liegt. Sie können lediglich die gesetzlichen Bedingungen nachlesen und dann selbst überprüfen, ob die Mieterhöhung gesetzeskonform ist. Ein KI-Feature, das die Mieterhöhung rechtssicher macht, wäre ein wünschenswertes Feature für die Zukunft.

Datenschutz und DSGVO: Mieterdaten löschen leicht gemacht

Mieter- und Eigentümerdaten unterliegen der DSGVO. SmartImmo 2026 von Aareon erlaubt das Überschreiben beziehungsweise Anonymisieren von personenbezogenen Daten, wenn der Zweck für die Verarbeitung der Daten zum Beispiel durch Vertragsbeendigung entfällt und die Aufbewahrungsfristen von Daten und Dokumenten gemäß Abgabenordnung verstrichen sind.

SmartImmo 2026 schlägt hierzu automatisch eine Liste von Kontakten mit Verträgen vor, die länger als zehn Jahre nicht mehr aktiv sind und deren letzte Buchung älter als zehn Jahre ist. Es dürfen auch keine offenen Posten mehr vorhanden sein. Mit einem Mausklick können dann alle personenbezogenen Daten zu den Verträgen überschrieben beziehungsweiseanonymisiert werden. Damit trägt Aareon der Anforderung der EU-Datenschutz-Grundverordnung zum Löschen auf unkomplizierte Weise Rechnung.

Kommunikation mit dem Mieter: E-Mail ist King

Ihre Mieter sind es wahrscheinlich gewohnt, alle ihre Geschäfte online zu tätigen. Vielleicht täten sie das auch gerne in Bezug auf ihre gemietete Wohnung. Hier stößt SmartImmo 2026 an seine Grenzen. Wer ein Mieterportal nutzen möchte, braucht den Mieterservice von Aareon. Leider ist dieser nicht in SmartImmo 2026 integriert und kostet extra. Dabei wäre es so praktisch, wenn Ihre Mieter online Einsicht in Energie-Dokumente oder Nebenkostenabrechnungen nehmen könnten oder via Portal die Möglichkeit hätten, einen Schaden zu melden oder den Vermieter zu kontaktieren. Bislang erfolgt der Informationsfluss noch klassisch über E-Mail oder Brief. Das immerhin gelingt ganz einfach direkt aus der Software heraus.

Fazit: Gute Immobilienverwaltungssoftware – leider ohne KI und ohne Mieterportal

Aareons Immobilienlösung hat unglaublich viele Vorteile gegenüber einer Excel-Verwaltung zu bieten: Die größte Hilfe leistet SmartImmo 2026 bei der Buchhaltung. Die Software sorgt für Überblick und automatisiert das Rechnungen eintreiben. Ebenfalls besonders praktisch sind die eingebauten Assistenten, etwa für Mieterhöhungen oder Umlagekonten – KI gibt es hier allerdings (noch) nicht.

Die Dokumentenverwaltung ist klar ein weiterer Pluspunkt: Mietverträge, Handwerkeraufträge oder andere Unterlagen sind schnell gefunden. Klar, das Design sieht etwas nach Windows 98 aus, aber keine Sorge, die Bedienung ist super intuitiv und man kommt direkt klar – schon allein weil immer mehrere Wege zum Ziel führen.

Unser Fazit: Die Software ist top, wenn es um Finanzen, Buchhaltung und das Dokumentenmanagement geht. Nur bei der Kommunikation mit den Mietern könnte es durchaus noch etwas moderner werden. Und ein digitaler Workflow für Handwerkerdienstleistungen wäre ebenfalls ein großer Wunsch, der aktuell offen bleibt.