SmartImmo 2026 im Test: Immobilienüberblick für Vermieter

Private Vermieter verwalten ihre Immobilien gerne noch in Excel. Ertappt? Mit Aareon SmartImmo 2026 (ehemals Lexware QuickImmobilie) haben Sie all ihre Objekte, Abrechnungen und Mieterkommunikation im Griff. Dabei bietet Aareon die Cloudlösung für zehn, 30 oder 50 Wohneinheiten an. In der Plus-Version für bis zu 50 Wohnungen stehen zusätzliche Funktionen bereit, etwa ein integrierter Terminkalender zur Planung von Lastschriften, Überweisungen und Eichfristen. Auch fällige Rechnungen lassen sich mit Hilfe des Kalenders bequem anmahnen .

Wir haben SmartImmo 2026 in der Plus-Version genau angesehen. Dazu haben wir verschiedene Use Cases geprüft, mit denen sich ein Vermieter beschäftigen muss. Auch wie einfach Layout, Design und Bedienung der -Lösung sind, floss in die Bewertung ein. Alle Details zu den erreichten Punkten hier in der Tabelle.

Cockpit: Zentrale Steuerung im Dashboard

Wer sich so schnell wie möglich von Excel-Chaos und Papierabrechnungen verabschieden will, klickt zunächst auf das „Dashboard“ – der erste Menüpunkt im Cockpit. Hier ist alles rund um den Zahlungsverkehr sofort auf einen Blick sichtbar. Unter „Offene Posten“ finden Sie, welcher Mieter noch eine Rechnung begleichen muss. Hinter „Offene Zahlungsaufträge“ können Sie direkt Kaution oder zu viel gezahltes Hausgeld zurücküberweisen.

Auch eine „Betriebswirtschaftliche Auswertung“ lässt sich hier auf Knopfdruck erstellen. Sie finden an dieser Stelle somit die wichtigen Verwaltungsfunktionen auf einen Blick. Allerdings können Sie sich das Cockpit nicht für Ihre Bedürfnisse optimieren: Die Funktionen „Wirtschaftsplan“ oder „Einzelabrechnung“ beispielsweise können Sie nämlich nicht hinzufügen.

Weiter gibt es im Cockpit „Arbeitshilfen“ für die unschönen Themen wie Nebenkostenerhöhung, Kündigung oder Mietminderung - Widerspruch des Vermieters. Volle Punktzahl für diese Word-Vorlagen, die Sie bei dem Anschreiben Ihrer Mieter unterstützen und diese unangenehme Arbeit stark erleichtern.

Das Design der Bedienoberfläche ist über die Jahre an Funktionen gewachsen und inzwischen wirkt die Navigation mit ihren vier Ebenen etwas überladen. Ein Redesign, das die vielen Wege zum Ziel stärker bündelt, wäre wünschenswert.

Stammdaten: Übersicht behalten

Auch wenn Sie nur zwei oder drei Wohnungen vermieten – machen Sie sich die Mühe, diese in die Datenbank von SmartImmo einzutragen. Denn mit gepflegten Daten erleichtern Sie sich die Abrechnungen und sorgen auch dafür, dass nach dem Ende eines Mietverhältnisses die Daten nach DSGVO verwaltet beziehungsweise gesetzeskonform gelöscht werden. Das Anlegen der Wohneinheiten ist einfach, die Felder selbsterklärend.

Praktisch: Sie können die Wohnungskosten, also die Miete und die Nebenkostenvorauszahlungen auf Seiten des Mieters sowie ihre eigenen Hausgeldzahlungen verwalten. Die eingegebenen Werte werden für die jeweilige Buchung herangezogen. Alle bereits im System vorhandenen Gebäude werden in der rechten Spalte, im sogenannten Stammdaten-Explorer, aufgelistet. Damit bietet SmartImmo 2026 eine Alternative zum Aufrufen der Stammdaten über das Menüband oben. Mit dem jeweiligen Gebäude verknüpft sind Ihre Mieter beziehungsweise auch Sie als Eigentümer. Ein Doppelklick reicht, um diese Daten zu bearbeiten, zum Beispiel wenn sich eine Telefonnummer, die Bankdaten oder die Anzahl Personen, die in der Wohnung dauerhaft leben, ändern.

Tipp: Heizkostenabrechnung selbst erledigen
Hinter den Stammdaten verbergen sich auch die Kostenumlagen wie beispielsweise die Heizkosten. Alternativ zur Heizkostenabrechnung über einen externen Wärme­messdienstleister haben Sie in SmartImmo 2026 die Möglichkeit, die Heizkostenabrechnung selbst durchzuführen. Alle Angaben zur Heizanlage und den Warmwasserkosten hinterlegen Sie in den Gebäudestammdaten. Sie müssen dann nur noch die ent­sprechenden Verbrauchsdaten über die Zählerverwaltung erfassen und die Heizkosten auf den entsprechenden Umlagekonten buchen. Positiv: Auch die CO₂-Kosten für Heizung und Warmwasser lassen sich ausweisen.

Umlagekonten: Zahlt der Mieter oder der Vermieter?

Neben Kosten wie Heizkosten und Warmwasser, die jeder Mieter nach eigenem Verbrauch zahlt, gibt es auch Kosten, die für das ganze Haus anfallen. Ihr Mieter zahlt davon aber natürlich nur einen Teil. So werden normalerweise die Kosten für Allgemeinstrom komplett auf die Mieter verteilt, wobei als Verteilungsschlüssel die Wohnflächen der einzelnen Wohnungen verwendet werden. Das heißt, der Mieter einer 100 m²-Wohnung bezahlt einen doppelt so hohen Anteil an Allgemeinstrom wie ein Mieter einer 50 m²-Wohnung. Zusätzlich gibt es Kosten, die Sie auf Ihre Mieter abwälzen können und andere, die Sie leider selbst tragen müssen als Haus- beziehungsweise Wohnungsbesitzer, zum Beispiel Kreditzinsen.

Knifflig wird es bei den Hausmeisterkosten: Hier kommt es oft vor, dass nicht die gesamten Hausmeisterkosten auf die Mieter umgelegt werden können, da der Hausmeister auch Reparaturen an der Hausfassade vornimmt, für die die Eigentümer aufkommen müssen. Achtung: Sie müssen für jede Kostenart ein eigenes Umlagekonto anlegen, auf welchem dann später die entsprechenden Kosten gebucht werden können.

Bei der Frage, wer an welchen Kosten wie beteiligt ist, hilft SmartImmo 2026 mit einem Standardkontenplan. Super! Zugleich gibt es aber auch die Möglichkeit, die Umlagekonten zu verändern, neue Standard-Umlagekonten anzulegen oder bestehende Standard-Umlagekonten zu löschen.

Lieferanten- und Handwerkerdatenbank: Übersicht mit Lücken

Auch wenn es die Rendite schmälert – um Reparaturen an den Fenstern, Türen oder der Heizung müssen Sie als Vermieter sich kümmern – Handwerkerbeauftragung inklusive. Leider fehlt eine gute Übersicht über die Handwerker in der Datenbank und deren Leistungen und Stundensatz. In den Kontaktdaten kann Glasern und Schreinern zwar die Rolle „Handwerker“ zugewiesen werden. Eine tabellarische Übersicht über deren Stundensätze oder Leistungen sucht man jedoch vergebens. Auch automatisierte Funktionen beziehungsweise KI-Funktionen, um neue Angebote einzuholen, bietet die Lösung noch nicht. Immerhin hat man Zugriff auf die Angebote und Rechnungen aus der Vergangenheit – sie können unter „Dokumente“ gespeichert werden und sind so über die Suche auch wieder gut auffindbar.