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IDC-Befragung von über 200 Unternehmen

Mittelstand nutzt vermehrt Managed Print Services

7. Mai 2012, 11:40 Uhr | Folker Lück

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Potenzial bei Print Services

Viele der befragten Unternehmen beziehen aktuell von externen Print Services-Anbietern vor allem Basisdienstleistungen wie Wartung und Support (56%), Gerätebeschaffung (51%) und das Verbrauchsmaterial (47%). Mit diesen sogenannten BPS (Basic Print Services)-Verträgen lassen sich die direkten Kosten senken und eine einzige Abrechnung und ein Reporting sorgen für Transparenz. »Dieser Effekt ist allerdings schnell verpufft«, gibt Matthias Kraus, Analyst und Projektleiter dieser Studie, zu bedenken. »Was nutzen günstige Beschaffungskonditionen, wenn überflüssige Geräte eingekauft und parallel ein Wildwuchs an veraltetem Drucker-Equipment benutzt wird, der fehleranfällig ist, den Bedarf der Anwender nicht erfüllt und die Geräteflotte an veränderte Rahmenbedingungen nicht angepasst wird?«, fragt Kraus weiter.

Insbesondere mittelständische Unternehmen haben das offenbar erkannt, denn vor allem sie planen innerhalb der kommenden zwei Jahre mit der Unterstützung von Managed Print Services (MPS)-Anbieter die Analyse und Bedarfsplanung (49%), die Gerätekonsolidierung (52%), das Asset Management (48%) und die fortlaufende Optimierung der Druckerumgebung (54%) zu verbessern.

Dass Optimierungspotenzial durch Document Solutions steht bei den befragten IT- und Fachbereichsverantwortlichen außer Frage: Zwei Drittel der Befragten – und hier vor allem wieder der Mittelstand – beurteilen Document Solutions als eine geeignete Maßnahme, um dokumentenintensive Prozesse in Teilbereichen zu optimieren. So sind elektronische Formulare (44%), Lösungen für sicheres Drucken und elektronische Archivierung (jeweils 34 %) und die Digitalisierung und manuelle Weiterleitung von Dokumenten (32 %) – also Software und Services, um Teilbereiche von Dokumentenprozessen zu verbessern oder die Sicherheit zu erhöhen – am weitesten verbreitet.

Die befragten Firmen und Organisationen wollen das Gesamtpotenzial von Document Solutions ausschöpfen, so plant ein Großteil in den kommenden 12 bis 24 vor allem Maßnahmen zur Automatisierung von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen. Hierzu zählen Enterprise Content Mangement (ECM)-Systeme (55%), Software und Services zur Digitalisierung und automatischen Verteilung (50%) und Enterprise In-/Outputsysteme zur automatischen Erstellung von Dokumenten aus Firmenanwendungen (49%). »Document Solutions versetzen die IT-Abteilungen in die Lage, die einzelnen Fachbereiche und deren betriebliche Abläufe besser zu unterstützen, denn automatisierte Prozesse ermöglichen schnellere Durchlaufzeiten und zuverlässigere Geschäftsprozesse«, so IDC-Experte Kraus. »Dies führt dann zum eigentlichen Nutzen, nämlich einer höheren Produktivität der Fachabteilungen und zu mehr Kundenzufriedenheit«.