Strategische Entscheidung

Zunächst bedarf es einer fundierten strategischen Bewertung. Denn die Einrichtung eines Shared Service Centers greift wesentlich in bestehende Organisationsstrukturen ein und ist nur mit erheblichem Aufwand rückgängig zu machen. Also muss die Entscheidung für ein SSC klar und abgesichert sein. Niemals sollte sie nur dem allgemeinen Trend folgen. Vielmehr die Entscheidung für SSCs im Einklang mit den generellen Zielen der betroffenen Einrichtungen hinsichtlich der IT- und Qualitätsausrichtung stehen, den Prozessanforderungen entsprechen und mehr Wirtschaftlichkeit versprechen. Ohne dedizierte strategische Bewertung des SSC-Modells geraten Behörden in Gefahr, Strukturen aufzubauen, die ihrer generellen Ausrichtung widersprechen. Sodann sind Kosten und Nutzen präzise zu analysieren. Auf der Habenseite stehen typischerweise vor allem wirtschaftliche Vorteile, ebenso die Steigerung der Leistungsqualität und die Standardisierung von Serviceprozessen. Hinzu kommen die entlastenden Effekte bei den dezentralen Ressourcen. Dem stehen Risiken gegenüber, denn auch ein SSC lässt sich nicht mit Erfolgsgarantie realisieren. Hier gilt es zu bewerten, welche konkreten Abhängigkeiten von dem gemeinsamen Dienstleister entstehen können und welche Verfahren man braucht, um das Risiko zu minimieren.