Compliance vom ersten Tag an
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
IT ist unentbehrlich
Am Anfang jedes Unternehmens steht die Hoffnung, dass es Abnehmer für ein Produkt oder eine Dienstleistung gibt. So auch bei Recht&Klar. Das Unternehmen definiert dann die Geschäftsanforderungen und Prozesse, die von IT unterstützt werden. Dabei setzt das Unternehmen von Anfang an auf vollständig elektronisch abgebildete Geschäftsprozesse, was Fragen nach den Anforderungen des Handelsgesetzbuchs (HGB) in Hinblick auf die Ordnungsmäßigkeit nach §239 Abs. 4 (Vollständigkeit, Zeitgerechtigkeit, Nachvollziehbarkeit, Richtigkeit, Ordnung, Unveränderlichkeit) sowie die Umsetzung von Ordnungsvorschriften für die Buchführung und Aufzeichnungen der Abgabeordnung (AO) nach §146 Abs. 5 aufwirft. Dies gilt für alle Steuerdaten, die nach dem 01.01.2002 generiert worden sind, mit einer Vorhaltefrist von zehn Jahren. Die Richtlinie »Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen« (GDPdU) erläutert den rechtlichen Rahmen für die Bereitstellung von steuerrelevanten Daten etwa in einem ERP (Enterprise Ressource Planning)-System wie SAP oder in PPS (Produktions-Planungs-System). Der Zugriff auf solch führende Systeme sollte nach der Regel »nur so häufig wie nötig« erfolgen. Von Anfang an macht sich Recht&Klar also über die Einführung eines Rollen- und Berechtigungskonzeptes Gedanken. Bei allen Geschäftsprozessen fallen Daten an. Früher wurden Unterlagen in Ordnern gesammelt und in einem Archiv gelagert. Meist hatte dieses einen Bereich für steuerlich relevante Daten und einen, der den Steuerprüfern unzugänglich blieb. Ablage und Zugriff waren gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) nachvollziehbar. Recht&Klar hat sich aufgrund der zahlreichen Transaktionen und der Lagerhaltung entschlossen, auf ein anspruchvolles ERP-System zur Steuerung und Planung zu setzen, das sich technisch auf eine relationale Datenbank stützt. Wie jedes DV-gestützte Buchführungssystem benötigt auch dieses – einschließlich des Archivierungssystems – eine Verfahrensdokumentation, die den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) entspricht.
- Compliance vom ersten Tag an
- IT ist unentbehrlich
- Gute Dokumentation muss sein
- Achtung Datenschutz
