Im Gesetz wird außer der Beschränkung auf den schriftlichen Geschäftsverkehr keine Angabe dazu gemacht wie und in welchen Fällen die Registrierungsnummer zu führen ist.
Die EAR äußert sich in erster Linie zum Registrierungsprozess und zum Format der Registrierungsnummer, die auch im schriftlichen Geschäftsverkehr stets in folgender Form angegeben werden sollte: "WEEE-Reg.-Nr. DE 12345678" (vgl.: http://www.stiftung-ear.de/faq/registrierungsnummer/index_ger).
Die Gesetzesbegründung nennt als Beispiele für den „schriftlichen Geschäftsverkehr“ Angebotsschreiben oder Lieferscheine, also Dokumente die der Vertragsanbahnung bzw. -abwicklung dienen. (vgl. auch Bullinger in Bullinger/Fehling, Handkommentar zum ElektroG §6 Rz. 26). Dies scheint im Sinne eines effizienten Vertreiberschutzes auch sinnvoll. Der Vertreiber sollte bereits bei der Vertragsanbahnung, spätestens jedoch bei der Abwicklung erkennen können, ob der Hersteller, von dem er seine Waren bezieht, diese auch ordnungsgemäß registriert hat.
Zweckmäßig erscheint die Angabe der Registrierungsnummer auch auf Auftragsbestätigungen und auf Rechnungen, um dem Vertreiber den Nachweis zu erleichtern (vgl. auch Bullinger in Bullinger/Fehling, Handkommentar zum ElektroG §6 Rz. 26; Giesberts/Hilf, Elektro- und Elektronikgerätegesetz Kommentar, § 6 Rn. 39).