Informationslebensader im Unternehmen (Fortsetzung)

Revisionsichere Archivierung
Neben der reinen Speicherung (und von dieser klar abzugrenzen) ist die »Archivierung « der Daten.Diverse Gesetze, die in praktisch allen Ländern gültig sind, sollen Dauer und Qualität der Archivierung von Daten sicherstellen. Hierbei muss gewährleistet werden, dass Daten auch nach einem (insbesondere im Bereich der IT) recht langen Zeitraum noch vollständig und in unveränderter Form lesbar sind. In diesem Fall wird von »revisionssicherer Archivierung« gesprochen, um die unveränderliche Aufbewahrung der Dokumente zu betonen.
Die vorhandenen Daten müssen nun auf verschiedensten Wegen den einzelnen Benutzern unabhängig von ihrem jeweiligen Aufenthaltsort und dem zum Zugriff benutzen Medium zur Verfügung gestellt werden. Dazu dient der Bereich »Auslieferung«, zu dem eine Vielzahl von Technologien wie Datenkompression, digitale Signatur, verschiedene Datenaustauschformate (unter anderem PDF und XML), digitale Rechteverwaltung, Personalisierung, Syndikation und Transformation gehören. All diese können Bestandteil einer ECM-Infrastruktur sein und sollten bei der Planung berücksichtigt werden, damit der höchstmögliche Grad an Integration und Prozessoptimierung erreicht werden kann.
Die wichtigsten und komplexesten Technologien und Lösungen finden sich im Bereich »Verwaltung«, der den Kern einer jeden ECMUmgebung bildet. Darunter werden alle Systeme verstanden, die über Funktionalitäten zur Bearbeitung der erfassten und gespeicherten Daten verfügen. Hierzu zählen Dokumentenmanagement (zur Verwaltung von Dokumenten und dokumentenähnlichen Inhalten), Collaboration (zur Unterstützung der Zusammenarbeit und gemeinsamen Arbeit an Inhalten), Records Management (zur Sicherstellung der Einhaltung von Richtlinien für geschäftsvorfallrelevante Informationen), Media Asset Management (zur Wartung von Web Content und Medienobjekten zur crossmedialen Nutzung) und Workflow (beziehungsweise Business Process Management zur Umsetzung automatisierter Prozesse).

Anbieter-Vielfalt
Wenn die Bandbreite der unter ECM zusammengefassten Technologien betrachtet wird, kann eine starke Fragmentierung verschiedener Anbieter von Software beobachtet werden. Neben Anbietern, die Speziallösungen für einzelne Teilbereiche von ECM anbieten, gibt es auch diejenigen, die einen mehr oder weniger großen Teil der Content- Management-Funktionalitäten mit einem Produkt oder einer Produktlinie abdecken. Einige Unternehmen bezeichnen ihr Lösung in diesem Zusammenhang als »ECM-Suite«, um zu betonen, dass sie Komplettlösungen anbieten.
Diese werbliche Aussage lässt sich jedoch in keinem Fall von Tatsachen untermauern. Die individuellen Anforderungen verschiedener Unternehmen an die jeweilige spezielle ECM-Umgebung differieren zu stark. Deshalb sind auch generelle Standardprodukte für sämtliche ECM-Funktionalitäten nicht möglich. Zwar bieten einige Anbieter Lösungen für jede beschriebene Komponente, aber diese sind nicht für alle Unternehmen gleich gut geeignet. Daher wird es notwendig, verschiedene Produkte zu einer Gesamtlösung zu integrieren. Die Integrationskosten sind hierbei meist niedriger, als die benötigten Funktionalitäten als Ergänzung zu anderen Produkten im Rahmen einer Individualprogrammierung zu erstellen.
Das Konzept der »unabhängigen Beratung« garantiert eine sichere Einführung des ECM im Unternehmen. Neben vielen Unternehmen, die spezialisiert auf Produkte einzelner Anbieter sind, gibt es eine kleine Zahl von Unternehmen, die ohne Partnerverträge bei der Konzeption und Planung der Informationsverwaltung technologieunabhängig beraten und Dienstleistungen zur individuellen Auswahl anbieten. Hierdurch werden in vielen Projekten Probleme vermieden und sichergestellt, dass die Lösung am Ende die Geschäftsprozesse unterstützt und nicht selbst zum Problem wird.

Zahlreiche Möglichkeiten
Es gibt vielfältige Anwendungsszenarien für Enterprise-Content-Management: Beispielsweise wird die klassische Posteingangserfassung und -digitalisierung durch ein ECM-Konzept der erste Schritt zur komplett digitalen Dokumentenhaltung. Jedes eingehende Dokument steht jederzeit überall zur Verfügung. Kundenservice ist schneller und direkter möglich, da die digitale Kundenakte immer zugänglich ist. Zudem kann der zuständige Mitarbeiter alle Informationen über das Unternehmen und seine Produkte sofort finden, digital versenden und weitergeben. Hierbei wird automatisch ein definierter Prozess zur Freigabe und Weiterverarbeitung eingehalten, der die Qualitätssicherung gewährleistet.
Sämtliche Informationen werden so archiviert, dass innerhalb der rechtlich vorgeschriebenen Fristen der Vorgang komplett rekonstruiert werden kann. ECM ist nicht nur die Verknüpfung von anderen Technologien, sondern erlaubt auch die Nutzung vielfältiger Ein- und Ausgabekanäle als zentrale Komponente und dient so zur Optimierung der Geschäftsprozesse.
ECM als Technologie der Zukunft unterstützt Unternehmen im Zeitalter der Informationsflut und wird so zum wichtigsten Werkzeug. Unternehmen müssen es sich zur Hauptaufgabe machen, Daten und Informationen zentral zur Verfügung zu stellen und damit alle Prozesse optimal zu unterstützen. Hierzu sind verschiedene Technologien die perfekte Basis und das »Konzept ECM« eine optimale Grundlage, um in sich immer schneller verändernden Märkten erfolgreich zu bestehen.
Content Management ist ein sehr wichtiger Aspekt in jeder Firma, jedoch auch nur ein Baustein. Erst durch Kombination der Technologien ERP, CRM und ECM hat ein Unternehmen alle relevanten Daten und Informationen im Blick.  

Jörg Dennis Krüber ist Gründer von JDK.