Informationslebensader im Unternehmen

ECM dient als Oberbegriff für eine Reihe von Technologien wie Dokumentenmanagement, Input-Management, Web-Content-Management, Business Pro-cess Management oder Output-Management, aber auch E-Mail-Archivierung,Collaboration,Workflow, Storage und elektronische Archivierung zählen dazu.   
Der Begriff hat sich aus den verschiedenen Bezeichnungen entwickelt, die ? vielfach im New Economy Hype entstanden ? nicht ausreichend definiert und klar gegen einander abgegrenzt waren. Ein Beispiel dafür ist die Definition »Content Management«, die nach wie vor im deutschsprachigen Raum falsch verwendet wird.
Content Management bezeichnet sämtliche Technologien zur Verwaltung von Informationen im Unternehmen (was, allgemein gesehen, dazu berechtigt, den Terminus auch synonym zu Enterprise Content Management zu verwenden), wird aber mit »Web Content Management« (WCM), also der Verwaltung von Internetseiten gleichgesetzt.

Individuelle Umsetzung unbedingt nötig
Richtig angewendet dient ECM als Informationslebensader eines jeden modernen Unternehmens. Allerdings gilt, dass nicht jedes Unternehmen jeden Teilbereich in gleicher Art und Weise ausbauen muss. ECM ist in erster Linie ein Konzept, das für jeden Betrieb individuell erstellt, geplant und umgesetzt werden muss. Zur Umsetzung kann jedoch in den meisten Fällen auf eine Vielzahl von Standardapplikationen zurückgegriffen werden, was die Realisierung einer geeigneten Strategie erleichtert. Die Anpassung der Standardkomponenten gestaltet sich je nach Komplexität der einzelnen Anforderungen unterschiedlich. Und durch eine genauere Betrachtung der einzelnen Teilbereiche lässt sich das Potenzial von ECM-Technologien aufzuzeigen.
Im Bereich »Erfassung« werden alle Technologien vereint, die dazu dienen, digitale Daten in das Unternehmen zu importieren. Klassische Technologien, zum Beispiel Schriftgutdigitalisierung und Formularerkennung mit OCR/ ICR-Technologien und der Import von Outputlisten gehören genauso dazu, wie die Speicherung von E-Mails und Webformularen oder die manuelle Erfassung von Daten. Außerdem wird die Klassifizierung, Einordnung und Verdichtung der eingehenden Daten und Informationen in diese Kategorie dazugezählt. Ziel dieser Komponente ist die Zusammenfassung sämtlicher Daten aus allen Quellsystemen und die Zuführung dieser Daten in die zentrale Bereitstellung, Verarbeitung, Speicherung und Archivierung.
Die Komponente »Speicherung« umfasst alle Techniken, die benötigt werden, um Daten und Informationen zu speichern, angefangen bei Datenbanktechnologien und Datawarehouses bis hin zu Versionierung und »Check In/Check Out«-Funktionen. Dazu gehören auch alle einsetzbaren Speichermedien oder -techniken. Der Vorgang hat die Aufgabe, die jederzeitige, anwendungsübergreifende Verfügbarkeit der Daten sicherzustellen. Außerdem muss eine dauerhafte Datensicherheit und ? integrität gewährleistet sein.