Device as a Service
IT-Beschaffung global optimieren
Das Management von IT-Geräten ist zu einer komplexen Aufgabe für IT-Abteilungen geworden. Das zunehmend digitale und mobile Arbeiten erhöht die Zahl der von Mitarbeitern benötigten Geräte. Das macht eine neue Strategie des Hardware-Einkaufs und des Device-Managements nötig.
Einen ganzheitlichen Ansatz, um den Lebenszyklus von Endgeräten zu verwalten und zu optimieren, stellt das Device-as-a-Service-Modell (DaaS) dar. Es umfasst alles von der Erstbeschaffung der Hardware über die Reparatur bis hin zum nachhaltigen Austausch am Ende des Lebenszyklus’. Mit DaaS beziehen Unternehmen ihre Hardware – seien es PCs, Laptops, Tablets oder Smartphones – sowie dazugehöriges Zubehör, Services und Support von einem externen Anbieter. Das ist als Kaufmodell möglich, bei dem der Kunde die Hardware erwirbt. Er kann aber die Geräte auch zu einer festen monatlichen Rate leasen.
Herstellerunabhängig und bedarfsgerecht
Etablierte DaaS-Anbieter können im Regelfall eine breite Palette von Endgeräten unterschiedlicher Hersteller anbieten. Diese Geräte werden entsprechend der spezifischen Rollen und Bedürfnisse der Nutzer gemeinsam mit dem Zubehör zu einem Paket gebündelt und dem Kunden auf Abruf zur Verfügung gestellt. So kann ein Unternehmen zum Beispiel festlegen, dass die IT-Ausstattung eines neuen Mitarbeiters einen Laptop inklusive Ladekabel, Maus und Dockingstation plus ein Smartphone mit entsprechender Schutzfolie und Ladekabel umfassen soll. All diese Komponenten können dann in einem Paket an einen neuen Mitarbeiter geschickt werden – entweder in die Firmenzentrale oder direkt ins Homeoffice des Angestellten. Ferner kümmert sich der Anbieter um alle Aspekte der Wartung, Modernisierung, Reparatur und Aktualisierung der Geräte.
Verbesserte User-Experience
Gerade in international aufgestellten Unternehmen ist das Management von IT-Geräten komplex. Einmal wegen der hohen Anzahl an Devices, zum anderen aufgrund der geografischen Verteilung, vor allem wenn es Firmenniederlassungen auf unterschiedlichen Kontinenten gibt. Hier können global aufgestellte Dienstleister das Gerätemanagement weltweit einheitlich und zentral organisieren. Dadurch lassen sich die Beschaffungsprozesse standardisieren und verschlanken und Fehler reduzieren.
Zum Stichwort User-Experience: Der wichtigste Einfluss auf eine bessere User-Experience ist die Dauer der Auslieferung eines Devices von der Bestellung bis zum Erhalt. Bei größeren Unternehmen kann diese leicht mehrere Wochen betragen. Mit DaaS-Anbietern ist eine gesicherte Auslieferung in ein bis vier Werktagen möglich – je nach den vereinbarten Service Level Agreements.
Ein weiterer wichtiger Punkt sind Ersatzgeräte im Schadensfall. Sollte ein Gerät eines Mitarbeiters einmal defekt sein, ist es ungünstig, wenn der Mitarbeiter lange auf die Reparatur oder ein Ersatzgeräten warten muss.
Im DaaS-Modell wird ein Gerät schnell repariert oder durch ein neues Device ersetzt und der Angestellte kann wieder wie gewohnt arbeiten.
Entlastung der internen IT
IT-Abteilungen in Unternehmen haben oft mit zu hoher Auslastung und Fachkräftemangel zu tun. Gleichzeitig belegen Routineaufgaben einen großen Teil der Kapazitäten. Hier setzt das DaaS-Modell an. Die internen IT-Abteilungen der Unternehmen werden entlastet, denn fünf zeitaufwendige Aufgaben werden statt von ihnen vom Dienstleister übernommen: Beschaffung, Logistik, Konfiguration, Installation und Verwaltung der Geräte. Dadurch können sich die internen IT-Teams stärker strategischeren Aufgaben widmen und den digitalen Wandel oder neue Geschäftsmodelle im Unternehmen voranbringen.
Ein professioneller DaaS-Partner analysiert die bestehenden Beschaffungsprozesse, optimiert und verschlankt sie und integriert sie in die bestehenden Abläufe und Systeme des Unternehmens. Das soll einen reibungslosen Übergang ermöglichen.
Geringere Kosten und höhere Planungssicherheit
Ein weiterer wesentlicher Aspekt von DaaS besteht in der finanziellen Planbarkeit. Durch die Nutzung von Geräten als Service können Unternehmen ihre Anschaffungskosten reduzieren und ihren Cashflow verbessern. Statt hohe Summen für den Kauf von Hardware auszugeben, zahlen sie nur für deren Nutzung. Dies ermöglicht eine Opex-Finanzierung mit kalkulierbaren und transparenten monatlichen Kosten.
Darüber hinaus können durch schlankere interne Prozesse mitunter finanzielle Einsparungen erzielt werden. Die Bestellung eines neuen Endgerätes kann schnell interne Prozess- und Personalkosten von über hundert Euro pro Device verursachen. Diese werden durch DaaS reduziert.
Möglicherweise kann die effizientere Nutzung der Geräte durch DaaS auch zu einer Senkung der Gesamtbetriebskosten führen. Durch die Verlängerung der Lebensdauer der Geräte und die Vermeidung von Überkapazitäten können die Kosten pro Gerät deutlich gesenkt werden.
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