Vergabe öffentlicher Aufträge
Komplexe Verfahren meistern
Behörden und öffentliche Verwaltungen sind, im Gegensatz zu privatwirtschaftlichen Unternehmen, an bestimmte Verfahrensweisen beim Einkauf und der Inanspruchnahme von IT-Komponenten beziehungsweise IT-Services gebunden. Doch der Rechtsrahmen ist mitunter so komplex, dass es externer Hilfe bedarf.
Der Artikel beantwortet unter anderem folgende Fragen:
- Welche EU-Schwellenwerte gelten für öffentliche Aufträge?
- Welche gesetzlichen Grundlage gelten Vergabeverfahren dieser Art?
- Warum sind sowohl die gesetzlichen Grundlagen als auch die konkrete Ausgestaltung des Vergabeverfahrens größerer öffentlicher Aufträge mitunter so komplex?
- Wie können spezialisierte Fachanwälte für Vergaberecht und spezialisierte Dienstleister hier unterstützen?
- Welche Grundprinzipien liegen dem komplexen Rechtsrahmen zur Vergabe öffentlicher Aufträge zugrunde?
- Wie gestaltet sich der Ablauf eines solchen Vergabeverfahrens?
- Was sollten Vergabe-Berater leisten können?
Da öffentliche Aufträge unter Verwendung von öffentlichen Geldern und von Einrichtungen mit besonderen wettbewerbsrechtlichen Anforderungen vergeben werden, unterliegen diese ab einem bestimmten Auftragsvolumen einer Ausschreibungspflicht. Seit dem 01.01.2022 gelten neue EU-Schwellenwerte, die jedoch nach Art der Leistung – wie zum Beispiel Bauleistungen, Lieferleistungen und Dienstleistungen –, des öffentlichen Auftraggebers und dem jeweils zuständigen Bundesland variieren können. Die Schwellenwerte ergeben sich aus dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen GWB und betragen für Liefer- und Dienstleistungsaufträge von oberen Bundesbehörden 140.000 Euro, für alle anderen Liefer- und Dienstleistungsaufträge ab 215.000 Euro. Rund 90 Prozent aller öffentlichen Aufträge liegen im Unterschwellenbereich und werden durch die Unterschwellenvergabeordnung UVgO geregelt. Liegt der geschätzte Auftragswert über diesem Schwellenbereich, orientiert sich der Rechtsrahmen und das Vergabeverfahren an der Verordnung für die Vergabe öffentlicher Aufträge VgV. Insbesondere komplexere IT-Projekte, wie etwa die Einführung von ERP-, ECM- oder HR-Lösungen, liegen vielfach über diesem Schwellenwert und müssen öffentlich oder gar EU-weit ausgeschrieben werden.
| Insbesondere die Verfahrensvorbereitung ist bei der öffentlichen Ausschreibung von IT-Projekten ein neuralgischer Punkt, der viele Organisationen der öffentlichen Hand nicht nur ressourcenseitig, sondern auch inhaltlich vor Herausforderungen stellt. Denn oftmals fehlt es schlicht an der notwendigen Expertise. |
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Neben der VgV und dem GWB sind zudem die Verdingungsordnung für Leistungen (VOL) und die Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Dienstleistungen, kurz EVB-IT, als gesetzliche Grundlage für das Vergabeverfahren heranzuziehen. Je nach Gegenstand des Auftrags werden innerhalb der EVB-IT verschiedene Vertragsarten unterschieden, zum Beispiel IT-Kauf, -Dienstleistung, -Instandhaltung, -Erstellung, -Service, -System (Komplettlösung inklusive Hardware, Software und Dienstleistung), IT-Systemlieferung oder -Überlassung (Typ A: Einmalvergütung und Typ B: periodische Vergütung). Sowohl die gesetzlichen Grundlagen als auch die konkrete Ausgestaltung des Vergabeverfahrens größerer öffentlicher Aufträge sind mitunter so komplex, dass vielfach spezialisierte Fachanwälte für Vergaberecht und spezialisierte Dienstleister hinzugezogen werden, um einerseits die für die öffentliche Ausschreibung notwendigen Dokumente vorzubereiten und zum anderen das Vergabeverfahren als solches Compliance-konform umzusetzen.
Diesem komplexen Rechtsrahmen zur Vergabe öffentlicher Aufträge liegen im Wesentlichen die folgenden Grundprinzipien zugrunde:
- Gleichbehandlung: Diskriminierungsverbot und gleiche Chancen für alle potenziellen Auftragnehmer
- Wirtschaftlichkeit: möglichst kostengünstige Beschaffung; aber nicht das billigste Angebot, sondern das wirtschaftlichste Angebot ist zu präferieren
- Transparenz: nachvollziehbare Dokumentation und Bereitstellung aller relevanter Informationen für sämtliche Beteiligten
- Wettbewerb: Förderung und Stärkung der Wirtschaft mit ausreichender Berücksichtigung des Mittelstands.
Sowohl die gesetzlichen Grundlagen als auch die konkrete Ausgestaltung des Vergabeverfahrens größerer öffentlicher Auftrage sind mitunter so komplex, dass vielfach spezialisierte Fachanwälte für Vergaberecht und spezialisierte Dienstleister wie SoftSelect hinzugezogen werden, um einerseits die für die öffentliche Ausschreibung notwendigen Dokumente vorzubereiten und zum anderen das Vergabeverfahren als solches compliance-konform umzusetzen.
Ablauf des Vergabeverfahrens
Üblicherweise gliedern sich die Vergabeverfahren in folgende Phasen:
- Bedarfserfassung: Bedarfsanalyse und Feststellung, Machbarkeits- und Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, notwendige Haushaltsmittel
- Verfahrensvorbereitung: Markterkundung, Festlegung von Eignungs-, Ausschluss- und Bewertungskriterien, Erstellung der Vergabedokumente wie Anforderungskatalog, Ausschreibungs- und Rahmenbedingungen, Bewerbungsbedingungen, Zuschlagskriterien (Kriterienkatalog für Angebot), Preisblatt und Vertrags-unterlagen (Leistungsbeschreibungen, Vertragsbedingungen, Systemvertrag, ADV-Vertrag)
- Auswahlverfahren: Schätzung des Auftragsvolumens, Festlegung des Vergabeverfahrens, öffentliche Ausschreibung, Angebotsbewertung und Zuschlag
- Abwicklung: Vertragsgestaltung, Projektmanagement, Orga-nisation, Projektdokumentation, Melde- und Berichtspflichten, Projektumsetzung.
Insbesondere die Verfahrensvorbereitung ist bei der öffentlichen Ausschreibung von IT-Projekten ein neuralgischer Punkt, der viele Organisationen der öffentlichen Hand nicht nur ressourcenseitig, sondern auch inhaltlich vor Herausforderungen stellt, da es oftmals schlicht an der notwendigen Expertise fehlt. Die fehlende oder missverständliche Benennung von Eignungskriterien in der Bekanntmachung, die fehlende Benennung von Unterkriterien oder eine fehlende Kriteriengewichtung etwa sind schwere Vergabemängel und können zu Nachprüfungsverfahren oder zur Aufhebung von öffentlichen Ausschreibungen führen. Bei Aufträgen, die etwa in die EVB-IT Klasse der „IT-Systeme“ inklusive Software, Hardware und komplementären Dienstleistungen fallen, können die Leistungsbeschreibungen, Preisblätter sowie Anforderungs- und Kriterienkataloge zudem sehr komplex werden.
Auch Rückfragen der Bieter zu den Vergabeunterlagen gehören zum Standard öffentlicher Ausschreibungen, daher sollten Angebots- sowie Zuschlags- und Bindefristen nicht zu eng bemessen werden. Denn auch die unterlassene Beantwortung oder nicht hinreichende Prüfung von Bieterfragen können ebenfalls schwerwiegende Verfahrensfehler darstellen. Öffentliche Auftraggeber sind verpflichtet, eindeutige und klare Vorgaben zu machen. Eingehende Bieterfragen können daher ein Hinweis auf potenzielle Mängel in den Vergabeunterlagen sein. Unterlässt der Auftraggeber in dem Fall die Korrektur oder beantwortet die Bieterfragen nur bilateral und leitet diese nicht, wie das Gleichbehandlungsprinzip es vorsieht, an alle Bieter weiter, kann hieraus ebenfalls ein Verfahrensfehler abgeleitet werden.
Hinzuziehen von Vergabe- und IT-Beratern
Die Aufgabe eines externen Vergabe-Beraters besteht darin, Verfahrensmängel im Vorfeld und im Zuge des Vergabeverfahrens zu vermeiden und ein aktives Risikomanagement sowohl im Vergabeprozess als auch bei der anschließenden Systemeinführung sicherzustellen.
Spezialisierte IT-Berater sollten zudem nicht nur Unterstützung bei der Angebotsbewertung leisten können, etwa indem eingereichte Konzepte für die Umsetzung der Anforderungen bei Anpassungen auf Quellcodeebene überprüft werden, sondern auch die Koordination und Führung des Projektteams übernehmen. Dazu gehören etwa die Vorbereitung, Moderation und Nachbereitung von Projektreviews und Einführungsworkshops, Projektdokumentation (Projekthandbuch) und der Bewertung von Change Requests und deren Auswirkungen auf das Gesamtsystem.
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