Unified Communications
Wie eine UCC-Lösung hybrides Arbeiten unterstützen kann
Mitarbeiter:innen schätzen die Möglichkeit der hybriden Arbeitsweise. Für Arbeitgeber kann die Bilanz ebenfalls positiv aussehen, wenn die Technik entsprechend ausgelegt wird. Aspekte rund um eine UCC-Lösung.
Unzureichende technische Tools oder Medienbrüche bringen in vielen Büros Arbeitsabläufe zum Stocken. Auch die Erreichbarkeit von Ansprechpartner:innen ist zwar durch mehr Kanäle scheinbar einfacher geworden, doch vielfach heißt das: Erst einmal die Festnetznummer zu wählen, dann die Handynummer, evenutell auch einen Videoconferencing-Call zu starten, um im Endeffekt doch eine E-Mail zu verschicken.
Wer zudem seine Mitarbeiter:innen (auch) im Homeoffice arbeiten lässt, hat die zusätzliche Herausforderung, dass von dort in gleicher Qualität gearbeitet werden sollte wie im Büro. Ein Thema, das auch die Straubinger Steuerkanzlei „Steuercompany“ hatte. Dort wurde das Büro zu klein, woraufhin die Entscheidung fiel, fast alle Mitarbeitenden mit Home-Office-Arbeitsplätzen auszustatten.
„Eine Herausforderung war dabei, dass wir unsere Arbeit auch im Home-Office ohne Abstriche fortführen können müssen”, betont Steuerberater Thomas Habl. „Für das Unternehmen sind reibungslose Kommunikationsabläufe entscheidend. Denn inzwischen haben die Kommunikation und die Digitalisierung einen immer größeren Stellenwert in der Branche.”
Weil das Telefon als Kommunikationsmittel dabei eine zentrale Rolle spielt, musste in einem ersten Schritt entschieden werden, ob die analoge Telefonanlage aufgerüstet oder eine neue VoIP-Telefonie eingeführt werden sollte. Die Steuerkanzlei entschied sich für eine UCC-Lösung von Wildix, mit der sie Funktionen wie Videotelefonie, interne Chats, Präszenzanzeige und -status, Bildschirmfreigabe und Telefonie eingebunden hatten.
Jeder Mitarbeitende hat dabei nur eine Telefonnummer, über die er unterwegs, im Homeoffice oder im Büro erreichbar ist. Über eine Datev-Anbindung können Kunden zudem direkt aus der Datenbank angerufen werden, umgekehrt werden Mandanten über ihre Nummer automatisch erkannt.
Und die Bilanz?
Die Kosteneinsparungen bei der Einrichtung von UCC-Lösung und Homeoffice-Arbeitsplätzen beziffert die Steuerkanzlei auf einmalig 800 Euro pro Mitarbeitenden. Auf Nachfrage von connect professional wird angegeben, dass die Einsparung daher rührt, dass nun Hardware nur einmal und nicht doppelt – für Office und Homeoffice – angeschafft werden muss. Zudem stehen laut Angaben der Kanzlei pro Arbeitstag zwei Stunden mehr für die Kundenbetreuung zur Verfügung, da beispielsweise Mitarbeitende sehen können, ob ein Kollege verfügbar ist oder nicht. Ist er verfügbar, könne man anrufen, sei er nicht verfügbar, dann schreibe man direkt einen kurzen Text per Chat. Erfolglose, möglicherweise wiederholte Anrufe unter verschiedenen Nummern, entfallen somit.
Auch die Verlagerung der Server-Anwendung in die Cloud wird positiv gesehen. „Wenn einmal ein Fehler behoben werden muss, geht das in der Cloud viel schneller. Auch bei IT-Anpassungen ist die Cloud-Lösung am Ende deutlich günstiger und besser“, fasst Habl die Vorteile zusammen.
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