Rettung aus dem IT-Chaos

500 Mitarbeiter und zahlreiche Ehrenämtler ziehen beim Verein für Berliner Stadtmission an einem Strang, wenn es darum geht, Menschen zu helfen und Probleme zu lösen. Teamwork gab es bei der IT des Vereins jedoch lange nicht. Zahlreiche Insellösungen verlangsamten und erschwerten die Verwaltungsarbeit. Dank der ambitionierten Arbeit der Advantage Software Consulting GmbH arbeitet nun auch die IT reibungslos zusammen.

Die Aufgabenstellung an die Experten war mehr als komplex. Es galt, die Daten der unterschiedlichen Geschäftsbereiche der Berliner Stadtmission zu konsolidieren. Der überwiegend aus Spenden und öffentlichen Zuschüssen finanzierte Verein mit mehreren Tochtergesellschaften besteht rechtlich eigenständig als freies Werk in der Evangelischen Kirche in Berlin-Brandenburg-schlesische Oberlausitz und Mitglied im Diakonischen Werk Berlin-Brandenburg-schlesische Oberlausitz. Der Verein mit seinen 60 Einrichtungen leistet missionarische und diakonische Arbeit in fünf Bundesländern. Zu den Aufgaben gehören unter anderem Seniorenheime, Treffpunkte mit Beratung und Seelsorge sowie Wohnhilfen für Wohnungslose und Haftentlassene, Hotels und Einrichtungen der Kältehilfe.

Für nahezu jeden Bereich nutzte die Berliner Stadtmission eine eigene Software-Lösung, so zum Beispiel für die Mitgliederverwaltung, Fundraising/Spendenbuchhaltung, die Finanz- und Anlagenbuchhaltung sowie das Controlling und die Kostenrechnung. Auch die Wohnungslosenhilfe, die Personal/ Gehaltsabrechnung sowie Hotels und Liegenschaften sowie die Technik wurden durch unterschiedliche Lösungen gemanaged. Das Durcheinander der voneinander völlig unabhängig arbeiteten Systeme ohne eine gemeinsame Basis nahm mitunter sehr komplizierte Formen an: So wurden die Rechnungen per Word geschrieben, ausgedruckt und dann von Hand gebucht und die Auswertung in Excel vorgenommen. Die mehrfache Arbeit durch Medienbruch und die fehlende Datenhaltung an zentraler Stelle war arbeitsaufwändig, so dass extrem lange Bearbeitungszeiten bis zu sechs Monaten ebenso zum Alltag gehörten, wie Datenverlust durch einen extrem großen, zeitlichen Auswertungsrückstand. Mit den komplizierten Vorgängen waren nur einige wenige Mitarbeiter vertraut, die über entsprechendes »Spezialwissen« verfügten. Ein Wildwuchs unterschiedlichster Hardware-Systeme und das Fehlen von Vernetzung der unterschiedlichen Bereiche sorgten zusätzlich für Probleme. Automatischen Workflows fehlten völlig, so dass Vorgänge bis zu viermal manuell eingegeben werden.

Uwe Günter Kus, Geschäftsführer bei Advantage Software Consulting GmbH und Leiter des Projektes, fasst zusammen: »Der Kunde setzte viele Software-Insellösungen ein, die untereinander keine Daten austauschen konnten. Somit ergab sich ein erhöhter Arbeitsaufwand, um die Daten von einem ins andere System zu übertragen. Weiterhin entstanden durch die getrennte Datenhaltung vielfältige Probleme, beispielsweise beim Abgleich von Adressdaten.«

1. Rettung aus dem IT-Chaos
2. Schnittstellen gesucht
3. Teamwork für die IT
4. ROI nach 12 Monaten
5. CRN Solution Award 2008: Betriebswirtschaftliche Anwendung