Sieben goldene Regeln für IT-Sourcing

Die Organisation vorbereiten

Nummer 7:Die Kundenorganisation muss auf den Vertrag vorbereitet werden!

Wenn eine Organisation sich entscheidet, zukünftig Leistungen von einem Provider zu beziehen und Kostenvorteile durch mehr Standards zu realisieren, dann muss die gesamte Organisation dieses wissen und sich auch darauf einlassen. Dieser Schritt muss also nicht nur innerhalb der IT, sondern vor allem mit dem Business und den Usern mit aller Konsequenz abgeklärt und gut kommuniziert werden. Oft ist auch eine Änderung der Kultur der Inanspruchnahme von IT-Services bei den Geschäftsbereichen notwendig, damit sich die Organisation nach Unterzeichnung des Vertrages auch wirklich auf die beauftragten Standards beschränkt. Können viele Sonderlösungen vermieden werden, lässt sich eine nachhaltige Wertschöpfung im Sinne des ursprünglichen Business Cases realisieren.

Um diese Aspekte konsequent unter Kontrolle zu halten, müssen der steuernden SM&G-Organisation einerseits die Anforderungen des Business und deren Veränderung, andererseits die Leistungs- und Vertragsinhalte im Detail bekannt sein. Die Leistungen müssen zusätzlich in Business-Sprache und in Form von leicht verständlichen und leicht auswählbaren Produkten den Businesseinheiten angeboten werden. Der Marktingaufwand innerhalb der IT die neuen, standardisierten IT-Services den Geschäftseinheiten adäquat anzubieten, sollte Teil der Planung und der kommerziellen Bewertung sein. Sowohl die Maßnahmen als auch die Kosten müssen den Vertragsparteien zugeordnet und im Vertrag hinterlegt sein.

Werden beispielsweise Leistungen auf einen anderen Provider übertragen oder das Delivery- Modell optimiert ändern sich für die Nutzer viele Dinge, die erst einmal negativ bewertet werden. Der Support am Arbeitsplatz wird durch ein Self-Service-Konzept ersetzt, eingespielte Funktionen sind nicht mehr verfügbar, da Standards implementiert wurden. Alle Funktionen um das Help-Desk verändern sich somit und müssen dem Endnutzer in geeigneter Form bekannt gemacht werden. Viele weitere Beispiele sind in der Praxis wohl bekannt. Frühzeitige Einbindung der betroffenen Nutzer kann da kostspielige Nacharbeiten und Nachverhandlungen vermeiden und hilft den „gefühlten“ Mehrwert der Transaktion zu verbessern.

1. Sieben goldene Regeln für IT-Sourcing
2. Leistungen sauber abgrenzen
3. Flexibles Vertragswerk
4. Kontinuierliche Verbesserung einbauen
5. Die Organisation vorbereiten