Verwaltungsprozesse unter Kostendruck

Steigende Rohstoff- und Energiepreise sorgen seit geraumer Zeit auch in der Papierindustrie für erhöhten Kostendruck. In der Folge werden zunehmend auch interne Verwaltungsprozesse strengen Effizienzkontrollen unterworfen. So auch bei Sappi Fine Paper Europe, einem Unternehmen der Sappi-Gruppe, die ihren Hauptsitz in Johannesburg, Südafrika, hat. Seit Oktober letzten Jahres organisiert das Unternehmen, in Deutschland an den Standorten Alfeld und Ehingen vertreten, seine Personalverwaltung als SSC. Ein Employee Interaction Center (EIC) bildet sämtliche Prozesse der Abteilung ab und fungiert als Kommunikationszentrale zwischen der Personalverwaltung und den Angestellten. Als Shared Service Center betreut die Personalverwaltung mehrere Papierfabriken in Europa.

Sappi straffte und vereinheitlichte so seine Prozesse in der Personalverwaltung: Früher kosteten die nicht immer harmonisierten Geschäftsabläufe viel Zeit. Heute nehmen die Sappi-Mitarbeiter über das SSC per Telefon oder E-Mail direkt Kontakt mit dem SSC auf oder nutzen die Self-Services in einem Online-Portal. So können sie beispielsweise Änderungen ihrer Steuerklasse mitteilen sowie Fragen zu ihrer Gehaltsabrechnung oder ihrem Resturlaub stellen. Urlaubsanträge werden jetzt von jedem Mitarbeiter via Self-Services online bearbeitet und abgegeben. Die Antwortzeit verkürzt sich und die Personalsachbearbeiter verbringen weniger Zeit mit administrativen Tätigkeiten.