Gastbeitrag von Box
Mit elektronischer Signatur zum papierlosen Büro
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Die richtige E-Signatur
Unternehmen, die ihr Büro vollständig digitalisieren wollen, sollten nach einer Plattform suchen, die ihnen sichere, rechtskonforme und -verbindliche Signaturen bietet. Gleichzeitig sollte die Lösung ihnen die Möglichkeit geben, eine zentrale, einheitliche Richtlinie für Informationssicherheit und Governance über die gesamte Content Journey hinweg zu definieren. Elektronisches Signieren bedeutet dann nicht, auf Sicherheit oder Compliance zu verzichten. Die E-Signatur-Funktion muss direkt in die Arbeitsabläufe integriert sein. Solche Signaturen sollten ein Omni-Channel-Format haben (jedes Gerät, jeder Browser) und mehrere Dokumentenformate unterstützen sowie die für Ihr Unternehmen relevanten Vorschriften einhalten.
Bei der Auswahl einer E-Signatur-Lösung ist es wichtig, nach einer Technik zu suchen, die einfach zu übernehmen ist und über höchste Sicherheitsstandards verfügt. Sie muss einfach und intuitiv zu benutzen sein, aber auch sicherheitsorientiert, um die Inhalte zu schützen. E-Signatur-Lösungen sollten Unternehmen nur dann in Betracht ziehen, wenn sie sichere, konforme und rechtsverbindliche Signaturen bieten. Gleichzeitig müssen sie eine einzige, konsistente Informationssicherheits- und Governance-Richtlinie für die gesamte Content Journey definieren. Die Benutzererfahrung sollte zudem nativ und einfach sein - es hat keinen Nutzen, eine Lösung zu wählen, die noch komplexere Arbeitsabläufe und -schritte erforderlich macht. Die Eliminierung manueller Aufgaben ist hier der Schlüssel.
Die Abbildung elektronischer Signaturen direkt in einer Cloud-Plattform bietet viele Vorteile: Unterschriften lassen sich rechtssicher leisten, reibungslos schon während Mitarbeiter oder Partner an Dokumenten zusammenarbeiten. Außerdem steigern Unternehmen durch den Wegfall umständlicher und teurer Lösungen für qualifizierte Signaturen ihren ROI und die Effizienz und Arbeitsschritte lassen sich insgesamt beschleunigen.
Bei der Auswahl der richtigen Plattform kommt es darauf an, möglichst reibungslose Abläufe zu garantieren. Die vier wichtigsten Punkte sind hier Sicherheit, Kollaboration, Produktivität und die Garantie, dass die Nutzung der Plattform die Produktivität aller Mitarbeiter steigert und nicht behindert – sowie Integrationen mit anderen Tools zur Kommunikation und Zusammenarbeit.
Michael Mors ist DACH-Chef von Box.
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