IT-Asset-Management
Ordnung muss sein
Asset-Management ist heute mehr als nur die Erfassung von Vermögenswerten. Gerade im IT-Umfeld gelten beim Umgang mit Assets besondere Regeln - mögen diese nun gesetzliche Vorschriften oder technische Möglichkeiten betreffen. Neben modernen Werkzeugen für die automatische Hard- und Software-Inventarisierung helfen Migrations- und Asset-Management-Tools, eine verlässliche Basis für alle weiteren IT-Prozesse zu schaffen. IT-Asset-Management ist aber nicht nur Aufgabe der IT-Abteilung, sondern auch der Unternehmensführung.
Im Alltag vieler Unternehmen verschwindet Hard- und Software oft schon bald nach dem Erwerb in
den Tiefen der Fachabteilungen. Zusätzlich "wandern" die Geräte zwischen den Arbeitsplätzen, und
Anwender spielen nach Bedarf Software auf oder sperren "ihre" Geräte für Monate in irgendwelche
Schränke. Daher wissen die Administratoren meist nur wenig Konkretes über den Verbleib der Geräte,
die installierte Software und deren Anwender. Schon einfache abteilungsübergreifende
Software-Rollouts und -Updates stellen die IT-Abteilung deshalb vor große Probleme. Auch die
Zuordnung der Gerätekosten zu Abteilungen und Kostenstellen ist häufig nur ungenügend zu
bewältigen: Es ist vielerorts bereits ein Erfolg, wenn jede Abteilung handschriftliche Listen ihrer
Ausstattung bieten kann. Abhilfe schafft hier der Einsatz einer integrierten
Asset-Managementlösung.
Begriffsklärung
Aus dem Englischen übernommen stellt ein "Asset" ein "Anlage-" oder "Wirtschaftsgut" oder
einfach einen "Vermögenswert" dar. Zu den klassischen Assets zählen zum Beispiel PC-Arbeitsplätze
samt installierter Software, Monitor und Drucker, aktive Netzwerkkomponenten wie Switches und
Router sowie Server mit entsprechenden Software- und Zugriffslizenzen. Zusätzlich lassen sich auch
PDAs (Personal Digital Assistants), Handys und weitere Geräte verwalten.
Geschäftsführer haben erkannt, dass Asset-Management heute mehr als nur eine notwendige
Aufstellung von Vermögenswerten ist: Es ist ein Verfahren, um das Unternehmen vor rechtlichen und
finanziellen Risiken zu bewahren. Dies hat – zum Beispiel vor dem Hintergrund des Regelwerks von
Basel II – ein besseres Unternehmens-Rating und damit auch günstigere Geschäftskonditionen zur
Folge.
Mithilfe eines umfassend implementierten Asset-Managements lassen sich zudem beträchtliche
Kosteneinsparungen erzielen – nicht nur bezüglich direkter Ausgaben für Hard- und Software, sondern
auch in Bezug auf die damit verbundenen Prozess- und Infrastrukturkosten. Asset-Management
ermöglicht die strategische Planung der Infrastruktur – während im Optimalfall gleichzeitig die
Kosten für Administration und Support sinken.
Ein effektives Asset-Management bindet unterschiedliche Systeme ein. So sollte eine Zuordnung
von Assets zu Lieferanten und nach der Inventarisierung ein Abgleich mit der Anlagenverwaltung
erfolgen. Besonders beim Jahresabschluss oder während einer Übernahmephase ist Sorgfalt
geboten.
Wichtige Ausgangsbasis
Die grundlegende Aufgabe des Asset-Managements besteht in der Erfassung, Organisation und
Verwaltung aller relevanten Vermögenswerte im Unternehmen. Die erfassten Daten sollten in einer
zentralen Datenbank vorliegen. So stehen die gewünschten Informationen an einem zentralen Punkt für
die Administration, aber auch für die Geschäftsleitung und Entscheidungsträger zur Verfügung. Ziel
ist es, zu jedem Zeitpunkt den Überblick über die eingesetzten Investitionen zu behalten. Vor allem
soll eine integrierte Lösung die IT-Kosten senken: Ein Unternehmen vermeidet es dann, unnötige
Ausgaben zu tätigen oder Geräte doppelt zu kaufen.
Bei der Anschaffung neuer Komponenten lässt sich der aktuelle Bedarf mehrerer Abteilungen
bündeln, um bei den Lieferanten bessere Konditionen zu erreichen. Die IT-Abteilung inventarisiert
Neuerwerbungen einmalig und senkt durch die weitergehende Pflege der Historie die entsprechenden
Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership, TCO). Die Geschäftsleitung erhält aussagekräftige
Reports, um auf dieser Basis die Kostensituation der IT realistisch zu beurteilen und das Budget
für die einzelnen Abteilungen zu planen. Die Entscheidungsträger der Abteilungen wiederum sind
damit in der Lage, flexibel und zeitnah präzise Entschlüsse über Investitionen zu fassen.
Asset-Management zeigt seine Stärken vor allem im Verbund einer umfassenden
IT-Managementstruktur. Das Bild auf Seite 52 zeigt ein Beispiel, in dem Asset-, Software- und
Vertragsmanagement die Managementstruktur bilden und Daten für den Helpdesk zur Verfügung
stellen.
Vorgehensweisen
Den ersten Schritt bildet die Inventarisierung der IT. Eine aufwändige Methode ist die manuelle
Erfassung der Produkte: Die Administratoren wandern durch die Büros und Abteilungen im Unternehmen,
schreiben die Daten der gefundenen Geräte und Programme in Vordrucke nieder und füllen Checklisten
aus. Welche Informationen zu sammeln sind, hängt vom individuellen Asset-Managementkonzept und der
Datenstruktur der eingesetzten Softwarelösung ab. Um hier möglichst alle gewünschten Daten zu
erhalten, ist vom Admin-Team ein guter Spürsinn gefordert, gleicht der Prozess doch oft einer
Schnitzeljagd.
Der elegantere Weg ist die automatische Erfassung der Werte. Zum Einsatz kommen hier entweder
integrierte Inventarisierungswerkzeuge oder spezielle Dokumentations-Tools. Ein solches Tool findet
die im Netzwerk aktiven PCs und Server und ermittelt die Ausstattung, die installierte Software und
die wichtigsten Konfigurationsdaten. Allerdings lassen sich nicht alle Daten automatisch ermitteln:
Manuell nachzutragen sind vor allem weiterführende oder verknüpfte Informationen wie Standorte,
Kaufbelege, Serviceverträge, Garantie- und Reparaturleistungen. Außerdem sind in der Regel "dumme"
Geräte wie Scanner oder Kopierer manuell anzulegen.
Derzeit halten RFID-Lösungen (Radio Frequency Identification, Erkennung per Funk) Einzug ins
Asset-Management. Dazu werden die Assets mit Funketiketten (RFID-Tags) versehen. Wenn entsprechende
Lesegeräte – bestenfalls automatische Funkempfänger – die RFID-Tags auswerten, lässt sich zum
Beispiel der Standort eines Geräts im Asset-Management automatisch zuordnen oder verändern. Dies
erübrigt die Frage, wo welches Gerät im Augenblick steht, und ist damit ein äußerst interessanter
Aspekt für Logistikunternehmen. Die Inventarisierungslösung gibt die gesammelten Daten an die
angrenzenden Module weiter.
Teilbereiche der Bestandsverwaltung
Das Asset-Management möchte wissen, welche Hardware sich im Einsatz befindet. Wichtig sind hier
Angaben wie Modell, Seriennummer, Standort/Abteilung, Kostenstelle, Anschaffungsdatum, Lieferant,
Garantie- und Servicevereinbarungen, Konfiguration und Netzwerkzugang. Für das Softwaremanagement
wiederum sind Informationen bezüglich der Software und Lizenzen maßgeblich. Es gliedert sich in
zwei Bereiche. Der erste Bereich beinhaltet die Erfassung der tatsächlich auf den Rechnern
installierten Softwarepakete: Hier interessiert das Softwarepaket, der Versions- und Update-Stand,
die Konfiguration der Software und die aktivierten Programmmodule. Im zweiten Bereich geht es um
die im Unternehmen eingesetzten Softwarelizenzen. Ziel ist eine Aufstellung aller erworbener
Softwareprodukte mit Programmnamen und -version, Anzahl, Art und Dauer der Lizenzierung, den Kosten
und dem Lieferanten der Software einschließlich spezieller Zusatzvereinbarungen mit den
Lizenzgebern. Die Auswertung dieser Daten ermöglicht die Anzeige der für jedes Gerät gültigen
Softwarelizenzen. Mittels Vertragsmanagement sammelt ein Unternehmen die IT-relevante Verträge und
Vereinbarungen. Zum einen handelt es sich um die Kauf-, Miet- oder Leasingverträge, zum anderen um
Service- und Support-Vereinbarungen.
Helpdesk-Einbindung
Die Helpdesk-Mitarbeiter greifen für die Abwicklung der Support-Anfragen auf die Daten des
Asset-Managements zu. Deshalb ist es ratsam, bereits bei der Erfassung für den Helpdesk relevante
Informationen zu erfassen, so zum Beispiel wichtige Ansprechpartner, besondere Konfigurationen und
bereits erfolgreich abgewickelte Support-Fälle. Je besser die beteiligten Mitarbeiter –
Geschäftsführung, IT-Administration und Helpdesk – die Daten gemeinsam nutzen und Änderungen am
Lebenszyklus der Assets an den richtigen Stellen aktualisieren, desto effektiver arbeiten die
Teilbereiche zusammen (Bild unten). Der Administrator weiß damit zu jeder Zeit, welche Geräte und
Software im Einsatz sind. Er plant den Tausch ausgedienter Hardware sowie Roll-outs notwendiger
Softwarepakete und -Updates und sorgt für eine ausreichende Lizenzierung. Eine
Asset-Managementlösung zeigt dem Administrator auf einen Blick, welche Programm- oder
Update-Version für ein bevorstehendes Update möglich ist. Er erkennt zudem, welche Lizenzen den
betroffnen Geräten zugeordnet, welche für das Update vorausgesetzt und welche zu erwerben sind. Bei
Ausfall einer Hardwarekomponente kann er schnell den richtigen Ersatz ordern und nach dem Tausch
die nötigen Konfigurationen vornehmen. Neuanschaffungen lassen sich vorab genau planen und schnell
umsetzen. Anpassbare Berichte liefern die Daten für die Planung des IT-Budgets und geben Auskunft
über die Ausstattung der Abteilungen und die Belastung der Kostenstellen.
Berichte über geplante Investitionen und laufende Kosten
Die Geschäftsleitung erhält ad hoc die gewünschten Berichte über geplante Investitionen und
laufende Kosten. Ein vernünftiges Asset-Management erleichtert zudem Entscheidungen über den
unternehmensweiten Einsatz neuer Hard- und Software und vor allem die Art der Finanzierung. Die
Lizenzverwaltung bietet Rechtssicherheit, da die Gefahr der Unterlizenzierung gebannt ist.
Der Anwender sollte nicht oft mit dem Asset-Management in Berührung kommen: Er kann am
Arbeitsplatz auf die für ihn freigegeben Daten seines Arbeitsplatzes und der Geräte zugreifen – vor
allem, wenn es um die Erweiterung des Arbeitsplatzes geht, oder um im Notfall Daten für den Support
vorzuhalten.
Bei einer Helpdesk-Anfrage erkennt der Supporter aufgrund des Namens oder der Telefonnummer des
Anrufers sofort alle wichtigen Daten über dessen Arbeitsplatz. Zudem zeigt die Historie die bereits
aufgetretenen Fehler und im Idealfall auch deren Lösung. Dies verkürzt bei einer Störung oder dem
Ausfall eines Geräts am Arbeitsplatz die zeitaufwändige Fehlersuche und -behebung. Der
Helpdesk-Mitarbeiter überfordert dabei den Anwender nicht mit fachspezifischen Fragen.
Ein wichtiger Punkt ist die Struktur und das Handling des Asset-Managementsystems. Die Daten
sollten in einer zentralen, schnellen, und skalierbaren Datenbank vorliegen, damit das Unternehmen
nicht schon bald an die Systemgrenzen stößt. Wünschenswert ist eine Lösung, bei der die Module wie
Asset-, Software- und Lizenzmanagement aufeinander aufbauen. Die Anwender sollten unabhängig von
den ins-tallierten Modulen auf einer gemeinsamen Oberfläche arbeiten.
Bei Vorhandensein einer Weboberfläche können die Mitarbeiter von beliebigen Arbeitsplätzen oder
remote auf die Daten zugreifen. Damit sind auch externe Mitarbeiter oder Support-Partner
eingebunden. Von Bedeutung sind zudem offene Schnittstellen: Sie ermöglichen den Datenaustausch zum
Beispiel mit der Buchhaltung oder der Anlagenverwaltung. Eine Verknüpfung mit einem
Facility-Managementsystem ist gerade bei großen Umgebungen wünschenswert.
Fazit
Insbesondere größere Unternehmen werden in Zukunft nicht umhin kommen, sich verstärkt mit dem
Thema Asset-Management auseinanderzusetzen. Nur der Einsatz integrierter Systeme hält hier das
Kosten-/Nutzen-Verhältnis im Rahmen.
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