Digitale Transformation
Komplexität stemmen
Sich mit der Digitalen Transformation auseinanderzusetzen, erfordert aufgrund zunehmender Komplexität Durchhaltevermögen. Dabei stellt das Datenmanagement bei anhaltendem IT-Fachkräfte-Mangel eine der größten Herausforderungen dar. Zum anderen gilt es die Richtlinien in der EU einzuhalten.
Zu den meist diskutiertesten Richtlinien gehören nicht mehr nur die DSGVO und die eIDAS-Verordnung, sondern auch der AI Act zur Förderung ethische Künstlicher Intelligenz (KI).
Kurze Begriffsdefinitionen
Der AI Act soll das erste Gesetz weltweit werden, das KI in sämtlichen Lebensbereichen reguliert. Konkret soll das Gesetz einen Rechtsrahmen für vertrauenswürdige KI-Systeme sowie einheitliche Regeln für deren Entwicklung, Vermarktung und Verwendung innerhalb der EU schaffen.
Die DSGVO – Datenschutzgrundverordnung – dient der Vereinheitlichung des Datenschutzrechts und enthält Bestimmungen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch private Unternehmen und öffentliche Stellen. Die DSGVO bildet seit dem 25. Mai 2018 den gemeinsamen Datenschutzrahmen in der Europäischen Union.
Die eIDAS-Verordnung wiederum – die Abkürzung steht für „electronic Identification, Authentication and trust Services“ – schafft einheitliche Regelungen für elektronische Signaturen (eIDAS-Signatur), Siegel, Zeitstempel, Einschreiben und Webseiten-Zertifikate in den Bereichen elektronische Identifizierung und elektronische Vertrauensdienste.
Was in Form von Regelungen vorranging zur Vereinheitlichung dient und eine positive Intention hat, kann bei fehlendem Durchblick im Unternehmen zu Überforderung führen. Wenn Daten nicht entsprechend sortiert und transparent einsehbar sind sowie manuelle Schritte zum Arbeitsalltag gehören, nimmt die Komplexität zu. Worauf kommt es also als nächstes an?
Die Rolle der Daten-Bestandsaufnahme und einer zentralen Datenhaltung
Um die zunehmende Komplexität der Digitalen Transformation mit all ihren Richtlinien und der Datenflut stemmen zu können, muss Ordnung geschaffen werden, und dies erfordert eine Daten-Bestandsaufnahme im Unternehmen. Dazu gehört die Ermittlung der vorhandenen Daten, wie diese zwischen Systemen, Teams und Abteilungen fließen und welche Daten zur Erreichung der Geschäftsziele notwendig sind. Unternehmen haben mitunter noch mit der Organisation mehrerer Datenquellen, mangelnder Zusammenarbeit zwischen Teams, geringer Datengenauigkeit und schlechter Datenzugänglichkeit zu tun; das kann zuweilen die Einhaltung europäischer Richtlinien erschweren.
Unternehmen verfügen oftmals über Hunderte von Datenquellen, zum Beispiel Webanalysen, Produktionsdatenbanken, Online-Anzeigen, Bestellsysteme oder Tools zur Verwaltung der Vertriebskette. Für jeden dieser Bereiche gibt es wiederum mehrere Quellen: Zum Beispiel könnte ein Unternehmen Soziale Netzwerke und AdWords für die Durchführung digitaler Werbekampagnen nutzen. Für jeden dieser einzelnen Dienste gibt es möglicherweise zehn oder mehr verschiedene Tabellen. Das führt dazu, dass Teams heute mit Hunderten von Datenquellen arbeiten.
Dieses Maß an Komplexität zeigt sich zunächst unüberschaubar und bringt Datensilos hervor – wachsende Unternehmen sind dafür am anfälligsten. Wenn ein Unternehmen expandiert, müssen neue Geschäftsanforderungen schnell erfüllt werden, und es werden wahrscheinlich zusätzliche Geschäftseinheiten geschaffen. Beide Situationen sind natürliche Ursachen für Datensilos. Fusionen und Übernahmen bringen ebenfalls Silos in ein Unternehmen, einige davon bekannt, andere unbekannt.
Jedes Mal also, wenn eine neue Frage – ob zu Geschäftszielen oder zur Einhaltung von Gesetzgebungen – gestellt wird, muss ein Mitarbeitender herausfinden, welche Datenquellen relevant sind, einen Weg finden, die entscheidenden zu kombinieren, und sicherstellen, dass das Endergebnis sinnvoll ist.
Auf Basis der Daten-Bestandsaufnahme kann jedoch ein zentraler Ort für die Haltung der für das Unternehmen notwendiger Datensätze entwickelt werden; Silos lassen in der Folge eher aufbrechen. Wurden diese Schritte erfolgreich absolviert, lohnt es sich, Technologien zur Automatisierung in Erwägung zu ziehen, um typische Anfragen schneller beantworten zu können und Fehler, die mit manueller Bearbeitung von Anfragen einhergehen können, zu vermeiden. Hierfür sollte jedoch nicht außer Acht gelassen werden, dass die Daten-Bestandsaufnahme, eine zentrale Datenhaltung und die Festlegung von Geschäftszielen zuerst erfolgen müssen. Viele Führungskräfte tendieren noch dazu, neueste Technologie schnellstmöglich einzuführen, um mit dem Wettbewerb Schritt zu halten, ohne ihr Geschäftsmodell zu überprüfen. Dies bringt nicht nur die Digitale Transformation im Unternehmen zum Scheitern, weil gegebenenfalls schlechte Prozesse mithilfe von Automatisierung beschleunigt werden, sondern erschwert zusätzlich die Übersicht zur Einhaltung von EU-Richtlinien.
Keine Blaupause für Transformationsprojekte
Die Einhaltung EU-weiter Regelungen, das Datenmanagement und die Automatisierung decken längst nicht alle Teilaspekte des Themas Digitale Transformation ab. Es kommen weitere Technologien hinzu, die mittlerweile ganze Lehrbücher füllen. All diese digitalen Innovationen hängen zusammen, wirken aufeinander ein und erhöhen den Komplexitätsgrad im Unternehmen.
Studien belegen, dass Transformationsprojekte oft noch scheitern. Dies ist jedoch bei dem an Umfang stetig wachsenden Faktoren unausweichlich und wird in Zukunft noch häufiger passieren. Es gibt keine Blaupause für die Digitale Transformation. Jedes Unternehmen muss individuell betrachtet und Prozesse angepasst werden. Das ist kein Projekt, das von heute auf morgen umsetzbar ist – auch nicht, wenn Krisen einen entscheidenden Anstoß dafür gegeben haben. Dies müssen sich Führungskräfte bewusst vor Augen führen, um so weit es geht, die richtigen Schritte anzugehen, die vor allem mit einem entscheidenden Faktor zusammenhängen: Daten.
Laura Martin ist Customer Success Director bei Conga
