Gastkommentar EBF-EDV Beratung Föllmer
Produktionskiller beim mobilen Arbeiten
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
„Absolute Sicherheit in der IT ist schlichtweg eine Utopie“
Produktivitätskiller 2: Manuelle Pflege der Kontaktdaten
Ein weiterer Störfaktor sind ungepflegte Kontaktdaten auf den Mobilgeräten. Denn sind die Telefonnummern oder E-Mail-Adressen beruflicher Kontakte veraltet oder fehlen sie gar, wird die standortunabhängige Kommunikation für die Angestellten schnell zum Problem. Dass eine manuelle Pflege hier ineffizient ist, ist offensichtlich. Die Lösung liegt in der automatischen Pflege und Synchronisierung der Adressdaten über alle Geräte hinweg – ob iPhone oder Android-Tablet. Umsetzen lässt sich dies mithilfe von in ein Unified-Endpoint-Management-System (UEM-System) integrierten Tools. Diese synchronisieren regelmäßig alle relevanten Kontaktdaten aus Quellen wie zum Beispiel CRM-Systemen, speichern sie verschlüsselt auf den mobilen Geräten ab und gewährleisten so eine effiziente Kommunikation. Im Idealfall zeigen sie den Namen der Anrufenden an, so dass Spam-Anrufe sofort erkennbar sind. Ist ein interner Kontakt nicht erreichbar, bieten die Tools zudem die Möglichkeit, direkt einzusehen, wer der oder die Vorgesetzte ist. So lassen sich schnell alternative Ansprechpartner finden.
Produktivitätskiller 3: Remote-Support
Auch der Remote-Support kann in der heutigen Arbeitswelt ein Produktivitätskiller sein, wenn die Technologien und Prozesse nicht nutzerfreundlich eingerichtet sind. Gerade bei großen Unternehmen, die monatlich eine Vielzahl neuer – oftmals remote arbeitender – Teammitglieder begrüßen dürfen, ist ein manuelles Onboarding nur schwer umsetzbar. Und auch der regelmäßig notwendige Austausch von Mobilgeräten lässt sich händisch nicht bewerkstelligen. Moderne Tools helfen dabei, die Usability für die Belegschaft zu verbessern und Help-Desk-Anfragen zu minimieren. So etwa die eSIM („embedded“ SIM): Diese ersetzt die physische SIM-Karte und gestattet so eine flexible und ortsunabhängige Inbetriebnahme von Endgeräten. Ein Warten auf physische SIM-Karten und separate Aktivierungscodes ist damit passé. Stattdessen kann die IT den Geräten rasch eSIMs zuweisen, diese aktivieren oder bei Bedarf entfernen. Möglich wird dies durch die Integration der eSIM in das unternehmenseigene UEM-System. Dort muss die IT lediglich festlegen, welche Rechte und Anwendungen eine Person benötigt. Der Rest erfolgt automatisiert über das Device-Enrollment-Programm.
Produktivitätskiller 4: Sicherer Zugriff auf Dokumente
Ebenfalls unabdingbar beim mobilen Arbeiten: Der jederzeitige Zugriff der Mitarbeitenden auf Dateien unterschiedlicher Quellen. Zwar gibt es bereits probate Lösungen wie SharePoint & Co., doch sind diese für sensible Daten oft nicht geeignet. Mit den richtigen Apps aber können Mitarbeitende mobil und sicher über ihr Endgerät auf Dateiserverstrukturen sowie Clouddienste ihres Unternehmens zugreifen. Die Tools gestatten störungsfreies Arbeiten im Homeoffice, im Zug oder beim Kunden vor Ort durch ein sicheres Hochladen der Dateien und Speicherung in einem sicheren Ordner. Auch lassen sich so die Files bequem mit anderen teilen, umfassend bearbeiten, kommentieren oder sogar unterzeichnen.
Goldener Mittelweg erforderlich
Der jüngste BSI-Lagebericht macht es deutlich: Aufgrund der steigenden Bedrohung im Cyberraum ist die Absicherung des mobilen Arbeitsplatzes relevanter denn je. Doch absolute Sicherheit in der IT ist schlichtweg eine Utopie – und eine aufgeblähte Security macht die Systeme bedienunfreundlich. Darum kommt es auf ein ausgewogenes Verhältnis zwischen IT-Sicherheitsvorkehrungen und Produktivität an. Mit intelligenten Technologien und Strategien, die beides in sich vereinen, lässt sich das Dilemma zwischen maximaler Sicherheit und optimaler Bedienfreundlichkeit lösen und eine resiliente, zukunftsfähige Technologieumgebung für das mobile Arbeiten aufbauen.
- Produktionskiller beim mobilen Arbeiten
- „Absolute Sicherheit in der IT ist schlichtweg eine Utopie“
Lesen Sie mehr zum Thema
