Meeting-Unlust entgegenwirken
Produktive Meetings mit den richtigen Typen
Nicht nur Homeschooling und Kinderbetreuung belasten den Workload der MitarbeiterInnen im Homeoffice, auch die Vielzahl an virtuellen Meetings. Welche Mitarbeitertypen können die Videokommunikation produktiver gestalten? Welche Vorüberlegungen könnten für Unternehmen leitend sein?
Laut einer Studie von US-Wissenschaftlern des National Bureau of Economic Research hat die Anzahl der Teilnehmenden pro Online-Meeting um 13,5 Prozent zugenommen. So entsteht unter vielen Mitarbeitenden eine wachsende Unlust auf virtuelle Meetings. Nicht selten bleibt die Kamera bleibt aus, das Engagement im Meeting sinkt oder die Motivation an einem Meeting teilzunehmen bleibt aus. Stattdessen nutzen viele MitarbeiterInnen die "freie" Zeit während eines Meetings, um private Dinge zu erledigen. Nachrichten checken, im Internet surfen oder sich mit KollegInnen in einem separaten Chat zu unterhalten. Das beeinflusst den Verlauf aber auch Ergebnis eines Meetings, sowie die Produktivität des gesamten Teams. Dennoch sind zahlreiche Deutsche laut einer GoTo-Studie mit OnePoll der Ansicht, dass Remote Work die Arbeit von MitarbeiterInnen steigern kann. Unternehmen und Team-Leads müssen sich also die Frage stellen, wie dies auch für die Meetings umgesetzt werden kann.
Die Mitarbeitertypen
Vor Beginn eines virtuellen Meetings gilt es zu filtern, welche Besprechungen für welche MitarbeiterInnen von Relevanz sind. KollegInnen, die nicht essentiell für den Austausch per Videokommunikation erforderlich sind, können sich somit anderen Projekten widmen. Um ein Meeting produktiv zu gestalten, ist es empfehlenswert folgende Typen miteinzubeziehen:
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Der Inventor: Vorrangig in Branchen, in denen es darum geht, stetig neue Ideen und Konzepte zu entwickeln, ist ein TeilnehmerInnen von Nöten, der die Produktivität des Meetings durch proaktive Mitarbeit fördert. Dieser Inventor animiert durch seine Beiträge die restlichen Teilnehmer sich zu beteiligen sowie kreative Ansätze und Ideen zu teilen.
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Der Pusher: Dieser Charaktertyp fördert die Produktivität eines Meetings durch aktive Teilnahme. Er ist aufmerksam, denkt mit und hinterfragt die vorgestellten Ideen und Konzepte. Er liefert konstruktives Feedback und hilft dabei die Ansätze weiterzuentwickeln. Durch seinen Input skizziert er Organisation sowie Produktion von Projekten mit. Der Pusher sieht stets das Gute, ist Optimist und arbeitet gerne im Team. Durch sein konstruktives Feedback, wobei nur selten das Wort „aber“ vorkommt, fällt die Zusammenarbeit mit ihm leicht.
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Der proaktive Enthusiast: Entstehen im Laufe eines Meetings neue ToDo‘s ist er häufig der Erste, der sich freiwillig meldet. Auch bei Fragen in die Runde übernimmt er die Rolle des Proaktiven und trägt zum Diskurs bei. Er scheut sich nicht davor, auch zu kontroversen Sachverhalten zu äußern. Dieser Kollege beziehungsweise die Kollgin engagiert sich über Zusatzaufgaben und zeigt so seinen Enthusiasmus für die Arbeit, das Unternehmen und dessen Vision.
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Der Timekeeper: Bei jedem Meeting ist es wichtig, dass der vorgegebene Zeitrahmen eingehalten wird. Jeder Teilnehmende sollte dafür sorgen, dass ein Meeting sowohl pünktlich beginnt als auch endet. Der Timekeeper sorgt innerhalb des Meetings für eine Struktur, indem er die Zeit im Auge behält, sowie auf einen ausgeglichenen Redeanteil aller Beteiligten achtet. So wird die Produktivität im Meeting gesteigert und der Arbeitstag effizient gestaltet.
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Der Moderator: Der Moderator kennt die Kompetenzen seiner KollegInnen und delegiert Aufgaben sowie Fragen an die entsprechenden Akteure. Er hat einen Überblick über das Meeting und fasst am Ende die diskutierten Ideen, Ansätze und Diskurse zusammen. Dadurch werden ausschweifende Exkurse vermieden und die Ergebnisse auf den Punkt gebracht.
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Effiziente Reduktion: Finden an einem Arbeitstag sehr viel Meetings statt ist dies nur schwer mit dem Workload zu vereinbaren. Deshalb ist es wichtig zu definieren, welche MitarbeiterInnen für das gewünschte Resultat des Meetings erforderlich sind. So kann der Teilung eines Arbeitstages in unnötig viele Segmente entgegengewirkt und die Konzentration sowie Motivation gefördert werden. Laufen Meetings in kleineren Gruppen ab, fördert dies die aktive Mitarbeit sowie Produktivität der Beteiligten. Damit sich TeilnehmerInnen ermutigt fühlen aktiv mitzuarbeiten liegt eine geeignete Anzahl zwischen sieben bis zehn Mitarbeitern.
Vorüberlegungen zum Online-Meeting
Eine asynchrone Kommunikation wird wichtiger denn je, da Organisationen an verschiedenen Standorten ansässig sind und MitarbeiterInnen durch Homeoffice ihre Arbeitszeit flexibler gestalten. Hierbei ist es notwendig herauszufinden, ob etwa die Anwesenheit in der Videokommunikation wirklich erforderlich ist. Alternativ zu einem Jour Fixe können Meeting-Mitschnitte, Protokolle oder auch E-Mails und Dokumente als effizienter Lösungsansatz genutzt werden.
Findet ein Meeting dennoch statt, können diese Live-Sessions vorrangig als Austauschkanal für Zwecke des Brainstormings und der Planung dienen. Um die Produktivität während des Meetings zu maximieren, können alternative Schauplätze unterstützen. So halten bereits viele Startups ihre Sessions in der Küche, beim Spazieren gehen oder im Park ab. Eine solche Vorgehensweise ermöglicht es den MitarbeiterInnen ihren Arbeitstag flexibel zu gestalten und für ihre eigenen Bedürfnisse zu optimieren.
Sion Lewis ist Vice President EMEA bei LogMeIn.
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