Dokumentenmanagement
Prozesse beschleunigen
Digitalisierung ist ein zentrales Thema für Behörden und Unternehmen der öffentlichen Hand. Noch verzögern papiergebundene Prozesse die Bearbeitung von Formularen.
Der öffentliche Sektor beginnt erst nach und nach damit, Verwaltungsaufgaben wie die Eingabe von Daten, die Suche nach Dokumenten oder die Ablage von Ordnern ins Digitale zu verlagern. So gehört in vielen Behörden der Aktenordner nach wie vor zum Standardrepertoire jedes Arbeitsplatzes. Wer hier dem hohen Papierverbrauch in den Amtsstuben einen Riegel vorschieben will, muss Prozesse digital umsetzen. Dafür gibt es verschiedene Ansätze, die oft Teil einer ganzen Prozesskette sind. Und wenn das Papierdokument als Ergebnis dieser Kette ersetzt werden soll, müssen auch alle vorgelagerten Schritte digital funktionieren.
Die Digitalisierung papiergebundener Prozesse beginnt bereits bei der Eingangspost. In behördlichen Poststellen kommen unterschiedlichste Dokumente unsortiert auf dem klassischen Postweg an. Sie müssen manuell organisiert und der jeweils richtigen Fachabteilung zugeordnet werden. Anschließend kommen die Schreiben oder Formulare zum ensprechenden Sachbearbeiter – und alle weiteren Prozesse beginnen ebenfalls mit einem Papierdokument. Erhalten Fachabteilungen hingegen direkt elektronische Dokumente, fällt der anschließende digitale Informationsfluss deutlich leichter – und wird oft spürbar beschleunigt. Erfassen Unternehmen Dokumente etwa per Scan, lassen sich diese zur Bearbeitung zuweisen und automatisch auslesen – die Informationen stehen dann in einem leichter nutzbaren Format bereit. Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) können den gescannten Posteingang zudem mit anderen digitalisierten Dokumenten und digitalen Kanälen wie E-Mail-Eingängen oder Online-Kontaktformularen vereinen.
Weil im Behördenumfeld IT- und Rechtssicherheit von größter Bedeutung sind, müssen Scan-Prozesse der technischen Richtlinie TR-Resiscan (TR 03138) des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) entsprechen. Diese beschreibt einen gesetzeskonformen Prozess für „Ersetzendes Scannen“, auf dessen Basis DMS- und Archivsysteme gescannte Dokumente rechts- und informationssicher wie das Original verwenden können. Dafür wird das digitale Dokument mit einem Transfervermerk versehen, der jeden Schritt nachvollziehbar macht.
Und im öffentlichen Dienst stellt Arbeitsaufwand den größten Kostenpunkt dar. Effizient zu arbeiten ist daher von entscheidender Bedeutung und einer der wichtigsten Hebel, um Vorgänge zu beschleunigen. Verwaltungsaufgaben zu automatisieren kann daher nicht nur die Kosten senken, sondern auch dabei unterstützen, ein breiteres Service-Angebot aufzubauen. Gleichzeitig gewinnen Behörden durch sie mehr Transparenz und Einblick in ihre Dokumente. Die Dokumentensicherheit muss aber auch beim digitalen Informationsmanagement stets gewährleistet sein. So muss jedes verwendete Produkt sichere und verschlüsselte Kommunikation ermöglichen und aktuelle Datenschutzvorgaben wie die DSGVO erfüllen. Dazu gehört auch, dass innerhalb einer Organisation nur diejenigen auf Dokumente zugreifen dürfen, die dazu befugt sind. Im öffentlichen Sektor werden jeden Tag sensible Dokumente bearbeitet, archiviert oder weitergeleitet; in diesen enthaltene personenbezogene Daten müssen vor unautorisiertem Zugriff DSGVO-konform geschützt werden. Entsprechende Lösungen sowie Berechtigungskonzepte können hier helfen. Mündet ein Prozess doch in einem Ausdruck, können entsprechende Funktionen dazu beitragen, dass die Ausgabe am Drucker erst dann ausgelöst wird, wenn sich der Mitarbeiter am Gerät authentifiziert hat.
Dietmar Nick ist Geschäftsführer von Kyocera Document Solutions Deutschland
Lesen Sie mehr zum Thema
