Lizenzmanagement
Software-Mietmodelle als Stolperfalle
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Der Schein der Einfachheit trügt
Selbst wenn die Weichen eindeutig in Richtung Mietmodelle gestellt sind, wird es weiterhin Kauflizenzen im Softwarebestand der Unternehmen geben. Kauf- und Mietlizenzen müssen daher mit all ihren Eigenheiten parallel erfasst und verwaltet werden. Denn auch wenn Unternehmen Software ausschließlich mieten, bedeutet das nicht, dass sie vor Audits geschützt und automatisch compliant sind. Zwar existieren Mechanismen, die das Ausmaß der Compliance-Verletzungen reduzieren. Gänzlich verhindern lassen sie sich aber nicht. Ein gutes Beispiel dafür ist Office 365 von Microsoft, das in mehreren Ausprägungen angeboten wird. In manchen Editionen darf die Software neben der Online-Variante ebenso lokal installiert werden und bei anderen kategorisch nicht. Andere Mietmodelle erlauben die Installation auf physikalischen Geräten, aber nicht auf virtuellen. Durch diese Besonderheiten drohen die gleichen Unterlizenzierungsrisiken wie bei den Kauflizenzen.
Auf der anderen Seite laufen Unternehmen Gefahr, überlizenziert zu sein. Übersehen sie das Recht auf Mehrfachinstallation, erwerben sie möglicherweise mehr Lizenzen als gebraucht und binden dadurch unnötig Kapital. Dieser Fall stellt in Audits zwar kein Problem dar, dennoch verletzt das Unternehmen die Compliance – nämlich die eigene.
Effizientes Lizenz-Management fußt auf ganzheitlicher Strategie
Anstatt die Komplexität im Lizenz-Management zu reduzieren, verschärft der aktuelle Trend zu Mietmodellen die Lage somit zusätzlich. Denn die bekannte Vielfalt bei den Kauflizenzen lässt sich ebenso auf die neuen Angebote übertragen. Folgerichtig steigt auch der Aufwand, alles im Blick zu behalten. Der Inhalt von Audits und Compliance-Projekten verändert sich durch den neuen Lizenztrend dagegen nicht. Im Zentrum steht weiterhin die Lizenzbilanz, also der Abgleich der bezahlten Lizenzen mit den tatsächlich verwendeten. Die Herausforderung besteht vielmehr darin, das vorhandene Lizenzwissen zu erweitern sowie regelmäßig zu aktualisieren und die bestehenden Abläufe an die neuen Lizenztypen anzupassen. Der Wandel der Modelle ist noch lange nicht abgeschlossen und bringt täglich neue Arten von Lizenzbestimmungen hervor. Lizenz-Management lässt sich daher nicht mehr als einzelnes Projekt betrachten, sondern muss als kontinuierlicher Prozess konzipiert werden.
Ein effizientes Lizenz-Management setzt viel früher an als nur bei der reinen Verwaltung der Lizenzen. Angesichts der Vielfalt an Möglichkeiten benötigen Unternehmen von Anfang an eine klare Strategie, die sich auf ausgewählte Anwendungen konzentriert. Dabei müssen intern unterschiedliche Interessen und Faktoren berücksichtigt werden. Aus kaufmännischer Sicht zählen dazu beispielsweise Vertragsbindung, Budgetplanung und Kapitalbindung. Für den Anwender steht die Aktualität der Software im Vordergrund. Der IT-Abteilung geht es um Datensicherheit sowie eine einfache Verwaltung der Software.
In einem weiteren Schritt müssen die Kommunikation und Prozesse zwischen den beteiligten Abteilungen – also Personal, Einkauf und IT – gut organisiert sein. Wenn beispielsweise ein Lizenzrechtsexperte in die strategische Planung großer IT-Umstrukturierungen eingebunden wird, können damit verbundene Lizenzierungsfallen frühzeitig erkannt und vermieden werden. Wenn zudem vor Softwarebeschaffungen jeweils eine Prüfung durch das zentrale SAM-Team stattfindet, lassen sich unnötige oder falsche Lizenzbeschaffungen vermeiden. Dies geht meist auch einher mit einer Konsolidierung in der Beschaffungsstrategie des Unternehmens – ein Nebeneffekt, der ebenfalls Einsparungen erzielt.
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