Systeme für Audio- und Video-Conferencing
Zehn Tipps für Auswahl und Implementierung
In der mobilen, global agierenden Business-Welt von heute gewinnt die virtuelle Zusammenarbeit durch IP-basierendes Telefon- und Video-Conferencing zunehmend an Bedeutung. Der Beitrag erklärt, welche Lösung sich dabei für welches Unternehmen eignet - und was es bei der Wahl und Implementierung zu berücksichtigen gilt.
Ob ein Unternehmen besser mit einem Telefon- oder Videokonferenzsystem bedient ist, entscheidet das jeweilige Einsatzszenario. Als Faustregel gilt: Die technisch einfacheren Telefonkonferenzen sind für kurze Abstimmungen mit wenigen Teilnehmern geeignet. Die technisch anspruchsvollen Videokonferenzen erlauben es, komplexe Inhalte mit vielen Teilnehmern zu besprechen - und tragen dabei auch der Bedeutung von Gestik und Mimik bei der Kommunikation Rechnung.
Telefon- oder Video-Conferencing?
Doch ganz gleich, für welche Lösung sich ein Unternehmen entscheidet: Wer vom vollen Nutzen der virtuellen Zusammenarbeit profitieren will, sollte bei der Wahl und Implementierung des Konferenzwerkzeugs die folgenden zehn Aspekte beachten.
1. Meeting-Raum: Es mag banal klingen, aber Grundvoraussetzung für erfolgreiches Conferencing stellt ein abgeschlossener, lärmgeschützter Meeting-Raum dar. Ist für Videokonferenzen ein Monitor zu montieren, sind auch Faktoren wie der Lichteinfall zu berücksichtigen.
2. IP-Anschluss: Eine weitere Bedingung, um störungsfreie IP-basierende Konferenzen abhalten zu können, ist ein IP-/Internet-Anschluss mit ausreichender Bandbreite. Insbesondere für die Videoübertragung sollten zwischen 256 kBit/s und 6 MBit/s bereitstehen.
3. Installation und Konfiguration: Kleine Unternehmen oder Niederlassungen ohne eigenen IT-Administrator benötigen Plug-and-Play-Systeme, die sich innerhalb weniger Minuten installieren lassen. Unterstützt die Lösung zudem intelligentes Firewalling, lassen sich erste Konferenzen ohne Firewall-Neukonfiguration direkt starten.
4. Audio- und Videoqualität: Wie gut die Mitarbeiter eine Conferencing-Lösung annehmen, hängt primär von der Übertragungsqualität ab. Unter Audiogesichtspunkten sind HD-Technik, Vollduplex-Qualität und der Support von HD-Codecs heute Standard. Mit einem 360-Grad-Aufnahmebereich und einer Reichweite von mehreren Metern können sich Konferenzteilnehmer ohne Qualitätsverlust frei durch den Raum bewegen. Im Bereich Video verfügen moderne Systeme über eine HD-Kamera mit mehrfachem optischen Zoom sowie einer Auflösung von 1.920 × 1.080 Pixeln.
5. Ausfallsicherheit: Je größer das Konferenzaufkommen im Unternehmen ist, desto wichtiger wird das Thema Komprimierung. Audiotechnisch sorgen Features zur akustischen Echokompensation und leistungsfähige Codecs wie G.722 oder G.711 (µ/A-law) auch bei dynamischen Bandbreiten für eine bestmögliche Stimmübertragung. In puncto Video reduzieren Kompressionsstandards wie "H.264 High Profile" den Bandbreitenbedarf für HD-Übertragungen um die Hälfte und garantieren so selbst bei schwankenden Netzwerkbedingungen flüssige Videokonferenzen.
6. Nutzerfreundlichkeit: In Konferenzsituationen muss jeder Handgriff sitzen. Conferencing-Systeme sollten daher neben Leistungsmerkmalen der klassischen Telefonie - zum Beispiel Weiterleiten - auch Kurzwahltasten, einen intelligenten Nummernabgleich und einen Dualwählmodus für kombiniertes Wählen per Fernbedienung und Telefon unterstützen.
7. Kompatibilität: Unternehmen mit mobilen Mitarbeitern oder externen Partnern sollten darauf achten, dass sich Smartphones und Tablets in die Konferenzumgebung einbinden lassen. Ist Kompatibilität zu anderen IP-basierenden Conferencing-Lösungen, TK-Anlagen und Endgeräten gewünscht, sollte die Lösung neben SIP auch alternative Protokolle wie H.323 unterstützen.
8. Aufzeichnungsmöglichkeit: Zu Dokumentations- und Compliance-Zwecken oder um verhinderte Kollegen auf den neusten Stand zu bringen, muss die Lösung in der Lage sein, Konferenzen auf externe Datenträger wie USB-Sticks aufzuzeichnen.
9. Erweiterbarkeit: Entscheidend bei der Wahl einer Conferencing-Lösung ist immer auch die Frage, ob sie mit dem Unternehmen wachsen kann. Dies geht nur durch Erweiterungsmöglichkeiten - etwa um zusätzliche Mikrofone für mehr Teilnehmer oder einen zweiten Bildschirm für Content Sharing. Modular konzipierte Systeme ermöglichen es außerdem, Telekonferenzlösungen bei Bedarf zu Videokonferenzlösungen auszubauen.
10. Skalierbarkeit: Für Unternehmen mit einem Hauptsitz und mehreren Niederlassungen bieten Konferenzsysteme, die sich aus einer abgestuften Modellreihe zusammensetzen, erhebliche Einsparungspotenziale - in den seltensten Fällen muss an jedem Standort das Flaggschiff-Modell stehen.
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