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Achillesferse DSGVO

Auskunftspflicht des Arbeitgebers wird zum Fallstrick

4. Mai 2021, 10:04 Uhr | Michaela Wurm

Fortsetzung des Artikels von Teil 1

Unternehmen müssen sich auf Auskunftsansprüche einstellen

Um sich für Auskunftsansprüche zu rüsten, emfiehlt Veritas Unternehmen, sensible Daten zu klassifizieren und zu indizieren. Dafür braucht es zunächst einen Überblick, wo welche Informationen gespeichert sind. Keine leichte Aufgabe, vor allem wenn die Daten auf unterschiedlichen Speicherorten lagern, sowohl lokal als auch in der Cloud. Denn dadurch ist es für Firmen schwer, Auskunft darüber zu geben, welche Informationen sie besitzen, und wo sich diese befinden. Deswegen ist es wichtig, Daten zu klassifizieren, um sogenannte Subject Access Requests (SAR) einhalten zu können. »Ein manuelles Suchen ist in der Regel bei großen Datenmengen schwer durchsetzbar sowie arbeitsintensiv und inkonsistent. Mit einer Klassifizierungstechnik werden sensible Daten so verwaltet, dass sie einfacher auffindbar sind, während sich redundante Daten leichter löschen lassen«, so Ahlgrim.

Werden Daten im Unternehmen abgespeichert, kommt es darauf an, sie durch entsprechende Software-Lösungen automatisiert mit Metadaten zu versehen und diese damit zu indizieren. Über die Indizierung lässt sich die Suche entsprechend anpassen – etwa durch die Verwendung von Schlüsselwörtern oder Keyphrases. Auf diese Weise sind die betreffenden Daten schnell auffindbar.

Mit den Funktionen zur schnellen Identifikation des Aufbewahrungsorts und Inhalts der Daten haben Unternehmen die maßgeblichen Tools an der Hand, um Compliance-Verstöße zu verhindern. »Das Verfahren hat eine gewisse Klarheit gebracht, inwieweit die DSGVO als Angriffspunkt gegen Arbeitgeber dienen kann, etwa um die Interessen ehemaliger Mitarbeiter durchzusetzen. Dennoch sollten Unternehmen den Auskunftsanspruch der DSGVO nicht unterschätzen und sensible Daten stets so handhaben, dass eine Herausgabe schnell und umfassend möglich ist«, erläutert Ahlgrim.