Handlungsempfehlungen für Arbeitgeber
Datenschutz im Homeoffice
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Stets das mildeste Mittel wählen
Datenmüll vermeiden
Was für die Umwelt gilt, ist auch im Datenschutz richtig: Müllvermeidung ist besser als Mülltrennung. Als Datenmüll gelten etwa unnötige Dateien und Kopien auf anderen Datenträgern: Personenbezogene Daten sollten so wenig wie irgend möglich verarbeitet werden, dazu verpflichtet die DSGVO. Müll im direkten Sinne entsteht aber auch durch überflüssige Ausdrucke auf Papier. Keinesfalls gehören diese in die heimische Altpapiertonne! Wo Papier anfällt, sollte es in einem abschließbaren Schrank verwahrt und dann bei nächster Gelegenheit im Büro im Schredder landen.
Clean Desk
An einem aufgeräumten Schreibtisch arbeitet es sich auch aufgeräumt. Was im Büro gilt, ist auch im Homeoffice sinnvoll: Mitarbeiter sollten im Sinne des Clean-Desk-Gedankens zum Feierabend ihren Schreibtisch so aufräumen, dass sie am nächsten Morgen mit der Arbeit beginnen können, ohne zunächst den Laptop unter Papierbergen freiräumen zu müssen. Es verbietet sich von alleine, Ausdrucke mit sensiblen Daten offen herumliegen zu lassen: Diese gehören auch bei kurzer Abwesenheit in einen abschließbaren Schrank.
Den richtigen Maßstab anlegen
Angesichts des Ausbruchs von COVID-19 haben sich auch im Datenschutz Maßstäbe verschoben: Regierungen, Aufsichtsbehörden, Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind zur Improvisation gezwungen. Doch das ist keinesfalls als Freibrief zu verstehen, den Datenschutz beiseitezuschieben. Vielmehr geht es darum, zu gewichten und neue Maßstäbe anzulegen: In Zeiten von Corona kann die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gegenüber seiner Belegschaft möglicherweise schwerer wiegen als der Datenschutz, wenn es beispielsweise um die Frage geht, ob ein Arbeitnehmer in seiner Freizeit Risikogebiete besucht hat. Auch in Krisenzeiten gilt: Alle Maßnahmen, die in die Rechte anderer eingreifen, müssen erforderlich sein, und es ist stets das mildeste Mittel zu wählen.
Kontrolle behalten
Die Arbeit im Homeoffice setzt einen gewissen Vertrauensvorschuss des Arbeitgebers voraus. Die Erfahrung zeigt, dass dieses Vertrauen in den seltensten Fällen enttäuscht wird. Kleinliche Kontrollanrufe sind wenig sinnvoll und wirken eher demotivierend. Dennoch hat der Arbeitgeber weiterhin eine Verantwortung nicht zuletzt für den Datenschutz im Homeoffice und sollte sich daher gewisse Kontrollmöglichkeiten wahren. Dem steht entgegen, dass die Unverletzbarkeit der Wohnung vom Grundgesetz ganz besonders geschützt wird. Unangemeldete Besuche im Homeoffice scheiden deshalb von vornherein aus. Wie dennoch eine Kontrolle möglich sein kann, sollte in der Homeoffice-Vereinbarung geregelt werden.
Vorfälle kommunizieren
Falls trotz aller Vorkehrungen zum Datenschutz im Homeoffice Datenpannen auftreten, ist eine offene und ehrliche Kommunikation das oberste Gebot. Der Arbeitnehmer sollte wissen, auf welchem Weg er seinen Arbeitgeber über relevante Vorfälle informieren kann. Nicht jede Datenpanne ist dann auch für den Arbeitgeber meldepflichtig: Ob dem so ist, kann ein externer Datenschutzbeauftragter klären helfen.
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