PSW Group: Dokumente digital unterschreiben
Digital abzeichnen
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Word- und PDF-Dokumente digital unterschreiben
Am häufigsten werden Dokumente bei Microsoft Word sowie bei Adobe PDF digital unterschrieben, so Schrenk, weshalb sich ein genauerer Blick lohne. Microsoft unterstützt in seiner Office-Suite sichtbare und nicht sichtbare digitale Signaturen. Ähnlich wie einem physischen Dokument erscheint bei der sichtbaren digitalen Signatur eine Signaturzeile. Müssen mehrere Nutzer, beispielsweise zwei Vertragspartner, Vereinbarungen signieren, findet diese Methode meistens Anwendung. „Die nicht sichtbaren Signaturen werden hingegen verwendet, wenn die Authentizität, die Integrität sowie die Dokumentenherkunft zugesichert sein müssen, ohne dass eine konventionelle Signaturzeile im Dokument existiert“, so Schrenk. Befindet sich eine nicht sichtbare Signatur in einem Dokument, ist das in der Taskleiste von Word an einem kleinen blauen Band erkennbar.
Adobe unterstützt neben der zertifizierten auch die genehmigte Signatur. „Wer einem PDF eine Zertifizierungssignatur hinzufügt, macht deutlich, Verfasser des Dokuments zu sein und den Inhalt abgeschlossen zu haben. Zudem verhindert die zertifizierte Signatur eine Manipulation des Dokuments nach seiner Verteilung. Ist ein PDF-Dokument zertifiziert signiert, so ist am Dokumentenkopf eine blaue Schliefe sichtbar, die den Unterzeichner-Namen sowie den Zertifikat-Herausgeber anzeigt. Authentizität sowie die Urheberschaft des Dokuments sind damit sicher“, erklärt Schrenk.
Genehmigte Signaturen hingegen beschleunigen Genehmigungsverfahren in Unternehmen. Abteilungen oder Personen erfassen die erteilten elektronischen Genehmigungen und können sie in das ursprüngliche PDF-Dokument einbetten. Genehmigungssignaturen lassen sich individualisieren, um etwa Abbildungen wie die handschriftliche Unterschrift oder auch Signaturdetails wie Ort, Datum oder Grund zu ergänzen.
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