Als einen Grund für die drastische Zunahmen bei kleinen Unternehmen und Home-Offices sieht Ontrack: Diese wählen deutlich weniger als größere Firmen aus, was archiviert beziehungsweise gelöscht werden soll. Sie vermischen auch häufig private und geschäftliche Daten. Dadurch können die Datenvolumen durch Bilder, Audio- und Video-Dateien stark wachsen.
Bei der Entscheidung über die archivierenden Daten nennt Ontrack verschiedene Faktoren, die es zu berücksichtigen gilt: verfügbarer Speicherplatz, Effizienz, Kosten, juristische Gefahren und gesetzliche Vorgaben.