So bekommen Sie die Mail-Flut in den Griff

Management-Strategien

Sind ausreichend Maßnahmen gegen Spam und Phishing getroffen, kann man sich Gedanken ums Sortieren der erwünschten Post machen. Es gibt zwei Strategien: Eine ist, man sammelt alle Nachrichten an einem Ort, archiviert sie da und sichert sie mit Backups. Das kann auf dem Computer sein, aber auch in der Cloud. Eventuell kann man auch zwei Speicherorte wählen – für persönliche und berufliche Daten.

Die andere Strategie ist, die Daten zu lassen, wo sie sind, nämlich auf den Servern der E-Mail-Provider. Damit das funktioniert, müssen alle Geräte mit E-Mail-Empfang – Desktop-Rechner, Smartphones, Tablets usw. – richtig vernetzt sein. Der Zugriff auf alle E-Mails erfolgt mittels IMAP. Im Gegensatz zum POP3-Verfahren verbleiben die E-Mails beim Einsatz von IMAP immer auf dem Mail-Server, auch wenn sie von mehreren Clients abgerufen wurden.

Unsere Empfehlung für ein cleveres E-Mail-Management: Kombinieren Sie IMAP und die Archivierung. Sollte Ihr E-Mail-Provider kein IMAP anbieten, behelfen Sie sich mit einem Trick: Leiten Sie die E-Mails auf einen IMAP-Account um. So können Sie diese per IMAP abholen, und die Post wird automatisch auf dem Mail-Server gespeichert. Alternativ nutzen Sie einen POP-Sammeldienst, falls Ihr E-Mail-Provider mit IMAP-Unterstützung einen solchen anbietet.

Schließlich sollten Sie sich einen Rechner aussuchen, auf dem Sie alle wichtigen E-Mails lokal archivieren. Das hat zwei wesentliche Vorteile. Erstens: Sie können auch nach einem Wechsel des E-Mail-Providers noch auf Nachrichten zugreifen. Zweitens: Sie können Ihre Post leicht durchsuchen – selbst dann, wenn einmal keine Internet-Verbindung besteht.

1. So bekommen Sie die Mail-Flut in den Griff
2. Management-Strategien
3. E-Mails archivieren
4. Mobile E-Mail-Clients