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Cleveres E-Mail-Management

So bekommen Sie die Mail-Flut in den Griff

15. Februar 2012, 16:20 Uhr |

Fortsetzung des Artikels von Teil 3

Mobile E-Mail-Clients

Die Zahl verbreiteter E-Mail-Clients für PC und Mac ist überschaubar: Neben Microsoft Outlook und Lotus Notes im Business-Umfeld sind Mozilla Thunderbird, Eudora und Pegasus Mail bei Privatanwendern sicherlich die meist genutzten Programme – neben den Betriebssystem-eigenen Clients Outlook Express (Windows XP), Windows Mail (Windows Vista/7) und Apple Mail (Mac OS).

Dagegen ist das Angebot an E-Mail-Clients für mobile Plattformen ziemlich unübersichtlich. Nahezu alle aktuellen Handys besitzen einen eigenen E-Mail-Client, und die meisten Smartphones ermöglichen die Installation alternativer E-Mail-Programme. Wichtig bei der Auswahl: Achten Sie auf die IMAP-Funktionalität und auf Sicherheits-Features.

Ein guter mobiler Client sollte Nachrichten auszugsweise laden können, zum Beispiel nur die ersten zwei oder drei Zeilen. Dann können Sie individuell entscheiden, welche E-Mails sie abrufen müssen. Auch das Laden von Mail-Anhängen sollte sich einstellen lassen, um teure Übertragungskosten und unnötige Ladezeiten zu verhindern.

Viele Webmail-Provider bieten eigene Clients an – entweder als echte App oder als so genannte Web-App, die im Browser des Mobilgeräts ausgeführt wird. So gibt es etwa einen Google-Mail-Client als App für Android (vorinstalliert) und iPhone sowie eine Web-App, die auf Android, Blackberry, iPhone, Nokia S60, Windows Mobile und anderen mobilen Betriebssystemen läuft.

Sie synchronisiert sich per IMAP mit den Standard-E-Mail-Clients der Mobiltelefone. Die bekannten Webmail-Anbieter GMX und Web.de haben ebenfalls Apps entwickelt, und zwar für Android und iPhone. Alternativ ist der E-Mail-Zugriff über spezielle Mobilportale der Anbieter möglich (m.web.de bzw. m.gmx.de).

Auf der Website www.add-in-world.com finden Sie etliche Erweiterungen für Microsoft Outlook, die nicht nur das E-Mailen, sondern auch die Kontakt- und Terminverwaltung vereinfachen. Jede Menge Add-ons für Mozilla Thunderbird gibt’s unter addons.mozilla.org/de/thunderbird .

Bestellen Sie unnötige Newsletter ab. Normalerweise enthalten diese Nachrichten einen Link, mit dem sich das Abo beenden lässt. Ist das nicht der Fall, schicken Sie eine leere E-Mail mit dem Betreff unsubscribe an die Absender-Adresse – in vielen Fällen hilft’s.

In Thunderbird reicht es, E-Mail-Adresse und Passwort einzurichten. Die notwendigen IMAP-Server-Daten ermittelt das Programm von selbst.

Bei der Wahl des E-Mail-Programms kommt es zum einen auf die technischen Voraussetzungen an, zum anderen auf die persönlichen Vorlieben in Sachen Bedienung und Funktionsumfang. Wer am heimischen PC und auf Mobilgeräten sowohl auf dienstliche als auch auf private E-Mail-Konten zugreift, muss meist zwangsweise dieselbe Software wie im Unternehmen nutzen. Bestes Beispiel: Outlook.

Funktionen zur Teamarbeit werden in vielen Unternehmen mithilfe der Software Microsoft Exchange bereitgestellt – als Client kommt fast immer Microsoft Outlook zum Einsatz. Gemeinsame Kalender, Besprechungsanfragen per Mail usw. lassen sich nur richtig nutzen, wenn auch daheim Outlook verwendet wird. Auch viele mobile E-Mail-Clients unterstützen inzwischen Exchange vollständig oder teilweise – bei der Einrichtung sollte die IT-Abteilung helfen.

Einfacher haben es Anwender, die nur private Mail-Accounts auf mehreren Geräten verwalten müssen. Sie sind nicht an ein bestimmtes Programm gebunden. IMAP-Konten lassen sich in allen modernen E-Mail-Clients für PC, Mac und mobile Geräte nutzen. Besonders empfehlenswert ist das kostenlose Mozilla Thunderbird, das für verschiedene Plattformen zur Verfügung steht.

Beim Einrichten von IMAP-Konten genügt fast immer die Eingabe von E-Mail-Adresse und Passwort – die notwendigen Server-Daten und Einstellungen findet Thunderbird automatisch.

Wer Ordnung ins E-Mail-Chaos bringen will, muss darüber nachdenken, welche Nachrichten(quellen) wichtig sind – und welche nicht. Überlegen Sie, welche Postfächer Sie wirklich benötigen und geben Sie jene auf, an die nur Werbung geschickt wird. Nutzen Sie stattdessen E-Mail-Aliasnamen innerhalb Ihrer wichtigen Accounts, wenn Sie zum Beispiel eine Mail-Adresse für die Registrierung bei einem Web-Dienst benötigen.

E-Mail-Aliasnamen sind Synonyme für die eigentliche E-Mail-Adresse. Mails an diese Adressen landen normalerweise im Posteingang der Hauptadresse, lassen sich aber anhand ihrer Bezeichnung auch sehr gut filtern. Viele Webmail-Provider ermöglichen es, mehrere Aliasnamen zu jeder E-Mail-Adresse anzulegen.