So bekommen Sie die Mail-Flut in den Griff

E-Mails archivieren

Fürs Archivieren der Mails bietet sich zum Beispiel die Software MailStore Home an, die für den Privatgebrauch kostenlos ist. Die aktuelle Version 5 verfügt über eine komplett neu entwickelte Benutzeroberfläche, die einen schnellen Zugriff auf die wichtigsten Funktionen ermöglicht: Archivieren, Durchsuchen und Exportieren von E-Mails. Beim Einrichten der E-Mail-Konten hilft der Auto-Konfigurator: Es genügt, E-Mail-Adresse und Passwort einzugeben, den Rest erledigt MailStore Home.

Webmail-Postfächer wie Google Mail oder GMX lassen sich genauso leicht einrichten und archivieren wie Postfächer, die bereits in E-Mail-Clients wie Outlook oder Mozilla Thunderbird konfiguriert wurden. Mit der aktuellen Version 5 lässt sich MailStore Home erstmals portabel betreiben, zum Beispiel auf einem USB-Stick. Somit kann man das Programm bei Bedarf ohne Installation auf jedem beliebigen PC einsetzen.

Eine Alternative zur lokalen Archivierung steht mit dem Cloud-Dienst von Astaro bereit. Die skalierbare Business-Lösung richtet sich an Unternehmen, die E-Mails aufgrund gesetzlicher oder branchenspezifischer Regelungen verpflichtend archivieren müssen.

Mindestens zehn und bis zu 2000 E-Mail-Postfächer aus Microsoft Outlook lassen sich dauerhaft sichern, wobei unbegrenzt Speicherplatz zur Verfügung steht. Ein Web-Interface gibt es ebenfalls. Die Kosten belaufen sich bei zehn Nutzern auf 4 Euro pro Jahr.

Fürs Durchsuchen von Nachrichten innerhalb von Mail-Programmen gibt es Speziallösungen wie den X1 Professional Client. Er durchstöbert Post in Outlook oder Lotus Notes nach Stichworten, wobei er auch E-Mail-Anhänge berücksichtigt. Steckt beispielsweise eine wichtige Information in einem PDF-Dokument, das Sie per E-Mail bekommen haben, findet X1 diese Information.

Das Tool kann aber noch viel mehr, etwa den Rechner nach Dateien aller Art, Bildern, Musik und Videos durchforsten. Unter www.x1.com gibt es eine Trial-Version zum Download sowie einen Link zum Erwerb der Vollversion für 35,95 Euro. Das Zusatz-Tool X1 Mobile Search ermöglicht das Durchsuchen von Desktop-Rechnern vom iPhone oder iPad aus.

Ebenfalls sehr nützlich ist das kostenlose Tool Xobni . Die Outlook-Erweiterung stellt zusammenhängende Nachrichten als Konversationen dar. Zudem bietet sie umfangreiche Suchfunktionen innerhalb von Mails, nach Absendern oder Dateianhängen.

Einzigartig: Xobni stellt Beziehungen zwischen E-Mail-Absendern dar, indem es deren Verknüpfungen in Sozialen Netzwerken wie Facebook oder Twitter berücksichtigt. Xobni gibt es auch für Blackberry-sowie Android-Geräte (Beta-Version); eine Version für iPhone ist in Arbeit.

1. So bekommen Sie die Mail-Flut in den Griff
2. Management-Strategien
3. E-Mails archivieren
4. Mobile E-Mail-Clients