10 Tipps von Aagon
So klappt das Lizenzmanagement
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Korrekte Lizenzierung
4. Achten Sie auf eine korrekte Lizenzierung
Die korrekte Lizenzierung ist der schwierigste Punkt im gesamten Lizenzmanagementprozess. Die Kunst besteht darin, die für die jeweilige Unternehmenssituation beste Lizenzform zu wählen – die dabei nicht zwangsweise immer die mit dem günstigsten Preis ist. Bei Microsoft Office sind manche Unternehmen versucht, günstige Home&Business-Lizenzen zu kaufen. Dabei gibt es allerdings einen Lizenzschlüssel pro Installation und die Software muss zudem von dem jeweiligen Datenträger installiert werden. Eine automatische Verteilung von Software mit einem Unternehmensschlüssel ist bei dieser Lizenz explizit untersagt. Zudem muss die IT-Administration alle Lizenzschlüssel dokumentieren und gemeinsam mit den Datenträgern archivieren. Der enorme Mehraufwand kann dann den im Vergleich zur Volumenlizenz günstigeren Einkaufspreis schnell mehr als zunichtemachen. Da jeder Softwarehersteller bei den Lizenzbedingungen sein eigenes Süppchen kocht, ist großen Unternehmen hier zu raten, an Lizenzschulungen der großen Hersteller wie Microsoft oder Adobe teilzunehmen. Kleinen und mittelständischen Unternehmen helfen bei solchen Fragen hingegen auf Lizenzfragen spezialisierte Software-Asset-Management-Partner (SAM) weiter.
5. Integrieren Sie Ihr Lizenzmanagement in Ihr Clientmanagement
Zu einem einheitlichen Prozess für die Beschaffung von Software gehört ein einheitlicher und zentral gesteuerter Prozess für deren Installation. Dieser lässt sich am besten mit einem professionellen Clientmanagement-System (CMS) umsetzen. Die Inventarisierungsfunktion des CMS liefert dabei regelmäßig aktuelle Daten über alle im Unternehmen installierte Software. Das Lizenzmanagement stellt diese dann in Form einer Lizenzbilanz oder eines Compliance-Checks den im CMS hinterlegten Lizenzpaketen gegenüber und weist Über- und Unterlizenzierungen aus. Getrennte Systeme für Inventarisierung, Softwareverteilung und Lizenzmanagement führen zwangsläufig zu Reibungsverlusten. Achten Sie bei der Auswahl zudem darauf, dass das Clientmanagement-System alle PCs in Ihrem Unternehmen abdeckt – also auch mobile und externe Geräte wie Notebooks oder Heimarbeitsplätze.
6. Weisen Sie Open-Source- und Gebrauchtsoftware gesondert aus
Bedenken Sie, dass der Einsatz von Open-Source-Software oder Shareware in Unternehmen kostenpflichtig sein kann. So setzen viele Firmen beispielsweise die Datenbank MySQL ein und vergessen dabei, dass für dieses Produkt im kommerziellen Umfeld eine Lizenzpflicht besteht. Daher sollte ein Lizenzmanager auch die Lizenzbedingungen von Open-Source-Software prüfen und diesen Softwaretyp im Lizenzmanagement separat ausweisen. Ähnliches gilt für gebrauchte Software: Da die Rechtslage bei gebraucht beschaffter Software noch unklar ist, empfiehlt es sich auch hier, diese Lizenzen gesondert im Lizenzmanagement auszuweisen. So lässt sich das Risiko einer potentiellen Nachlizenzierung besser bewerten.
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