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Kommentar: Präventivchecks

Regelmäßige Vorsorgeuntersuchungen sind gut für die Kommunikation

19. August 2015, 10:26 Uhr | Mathias Hein, freier Consultant in Neuburg an der Donau

Fortsetzung des Artikels von Teil 1

Regelmäßige Kontrolle

Hardware

Wird die Hardware nicht gepflegt und wird keinem Update unterzogen, dann wird diese irgendwann Probleme aufweisen. Dies kann bedeuten, dass es inzwischen ein Ersatzsystem gibt, welches wesentlich schneller arbeitet beziehungsweise größere Kapazitäten aufweist oder inzwischen so „steinalt“ ist, dass der Hersteller die Hardware aufgrund des Alters (in der Regel zwischen drei bis fünf Jahren) nicht mehr unterstützt.

Es spricht nichts gegen langsamere Geräte oder langsamere Prozessoren, wenn man sich sicher ist, dass man nicht das neueste und schnellste Gerät benötigt. Mein iPhone 5 telefoniert genauso gut wie das iPhone 6. Es gibt für mich seit einem Jahr jedoch keinen Grund einen Upgrade vorzunehmen. Ohne triftigen Grund sollte man nie eine Änderung beschließen.

Wenn ein Hersteller den Support für ein Gerät einstellt, dann steht man vor einem ernsten Problem. Man kann sich zwar Ersatzteile auf dem grauen Markt besorgen, aber man kauft sich auch das ernsthafte Risiko von Ausfallzeiten ein, wenn man weiterhin nicht mehr unterstützte Hardware verwendet.

Software und Konfiguration

Die Zeiten sind lange vorbei, als man noch sagen konnte, dass unser Kommunikationssystem mit einer bestimmten Software-Version arbeitet. Moderne Kommunikationssysteme bestehen aus vielen verschiedenen Komponenten. Die Telefonanlage arbeitet vielleicht mit der neuesten und besten Software, aber die Firmware der ISDN-Karten hinkt mehrere Versionen hinterher. Das gleiche könnte beim genutzten Voicemail-System oder der Firmware auf dem IP-Telefon passieren. Durch die Entkopplung der jeweiligen Dienste vom Kernsystem haben wir die Möglichkeit zum zentralen Upgrade aller Komponenten verloren.

Wie veraltete Hardware kann auch eine alte Software alle möglichen Probleme verursachen. Es fehlen darüber hinaus wichtige neue Funktionen und der Betrieb der alten Version verursacht Probleme im Zusammenspiel mit neueren Software-Versionen. Eine veraltete Software schafft auch Probleme beim Support. Da der Hersteller die Produktion neuer Software-Versionen eingestellt hat, gibt es natürlich auch keine Patches und Sicherheits-Updates mehr. Die Installation einer neuen Software kann auch zu einer Veränderung der Systemkonfiguration zwingen.

Prozesse

Früher hatten die Administratoren noch Zeit und konnten die Arbeitsabläufe und Prozesse der Nutzer im Detail analysieren. Ich bin immer wieder erstaunt, wie viel man bei einer detaillierten Analyse der Nutzerprozesse erfährt und wie wenig davon den meisten Administratoren davon bekannt ist. Neben den Hard- und Software-Versionen ist ebenso wichtig, wie die Komponenten von den Anwendern bedient beziehungsweise genutzt werden. Dies mag sich antiquiert anhören und scheint nicht mehr in die heutigen Konzepte passen, aber was früher wirksam war, muss heute nicht verkehrt sein.

Regelmäßige Vorsorgeuntersuchungen

Regelmäßige Vorsorgeuntersuchungen, die alle oben beschriebenen Aspekte abdecken, sind der Schlüssel zu einer stabilen und langlebigen Kommunikation. Es stellt sicher, dass die einzelnen Komponenten miteinander problemlos arbeiten und die darauf aufbauenden Prozesse passen.

Meine Erfahrung zeigt mir jedoch, dass viele IT-Abteilungen keine Ahnung davon haben, in welchem Zustand sich die einzelnen Komponenten des Kommunikationssystems befinden. Oftmals haben die Administratoren keine Kenntnisse von den unterschiedlichen Versionen der genutzten Firmware und niemand weiß, welche Filter in den Firewalls existieren. Auch kann kein Mensch im Unternehmen sagen, ob die derzeitige Konfigurationen die derzeitigen Prozesse optimal unterstützt. Meist stellt sich nach einiger Analyse heraus, dass der derzeitige Zustand ein Sammelsurium aus 10 Jahren kontinuierlicher Änderungen darstellt, die von 30 verschiedenen Administratoren umgesetzt wurden.

Die Überprüfung der Einzelkomponenten kann bis auf die Workflow-Prüfung durchaus manuell durchgeführt werden. Die manuelle Prüfung ist jedoch fehlerbehaftet. Stattdessen sollte man automatisierte Tools, die sämtliche Aspekte der Kommunikationssysteme überprüfen, nutzen und sich einen detaillierten Report erstellen lassen.

Fazit

Ähnlich wie bei einer Finanzprüfung, empfehle ich die Nutzung eines externen Prüfunternehmens, welches die Vorsorgeuntersuchungen durchführen kann. Ein externer Dienstleister bewertet die „Problemstellen“ objektiv und ignoriert die hässliche Firmenpolitik.