Kommentar: Unified-Communications
Wie berechnet man die durch UC erzielten Kostenvorteile
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Drei Schritte zur Beurteilung einer Kostenreduktion durch UC
Schritt 1: Messen
Der erste wichtige Schritt bei der Berechnung der Kostenersparnis, besteht in der Quantifizierung der Nutzung der UC-Lösung. Ohne genaue Nutzungsstatistiken ist somit eine Berechnung sinnlos und ist so nutzbringend, wie die Berechnung der Kraftstoffeffizienz eines Autos ohne den Kilometerstand zu berücksichtigen.
Beim Einsatz von Microsoft-Lync im Unternehmen (Installation im lokalen Datacenter) muss man die Nutzung einzelner Features und die jeweiligen Gesamtmengen kennen. Diese werden anschließend (entsprechen des jeweiligen Messintervalls (1 Woche, 1 Monat, 3 Monate, 1 Jahr)) nach Geschäftsfeldern geordnet.
Beim Einsatz von Microsoft-Lync-Online aus der Cloud kann man die laufenden Abonnementskosten heranziehen. In der Regel lassen sich auch bei dieser Nutzungsvariante aus der Nutzungsanalyse konkretere Zahlenwerte ermitteln.
Im Microsoft-Lync-Server-2013 ist standardmäßig ein Monitoring-Werkzeug erhalten, welches entsprechende Call-Detail-Records (CDRs) sammelt und abspeichert. Mit der Aktivierung dieser Funktion analysiert und sammelt Lync die gesamten Nutzungsdaten (einschließlich aller Peer-to-Peer-Gespräche und alle Arten von Konferenzen).
Die Herausforderung besteht anschließend darin, die in der Datenbank gesammelten CDR-Informationen sinnvoll zu interpretieren. Für einen echten (und belastbaren) Kostenvergleich ist es daher notwendig, die von den Benutzern, Abteilungen oder Niederlassung genutzten Funktionen über unterschiedliche Zeiträume hinweg darzustellen und diesen die entsprechenden Kosten zuzuordnen.
Microsoft-Lync wird mit einigen integrierten Reportfunktionen ausgeliefert. Diese stellen jedoch nur über einen kurzen Zeitraum die Nutzungsdaten dar. Will man detaillierte Nutzungsberichte und Analysen erhalten, so sollte man die von einigen Herstellern für das Active-Directory entwickelten Monitoring-Anwendungen nutzen.
Schritt 2: Festlegung der UC-Systemkosten
Die laufenden Betriebskosten für Microsoft-Lync sollten (annähernd) bekannt sein, um die Kosten mit einem Nicht-UC-System vergleichen zu können.
Auf Basis der Nutzungsdaten lassen sich die Kosten pro Lync-Funktion (beispielsweise Kosten einer Lync-Audiokonferenz pro Minute) berechnen und daraus die Gesamtkosten ermitteln.
Viele Unternehmen haben in der Praxis trotzdem erhebliche Probleme bei der Festlegung der Kosten. Einerseits lassen sich die Nutzungskosten einzelner Lync-Funktionen schwer ermitteln und andererseits entstehen durch die Nutzung einzelner Lync-Funktionen nebulöse Kosten (Bandbreite, Lizenzierung und IT-Support). Meist beginnt man mit einer groben Schätzung der laufenden Lync- und der variablen Kosten, die anschließend immer weiter verfeinert werden und sich den tatsächlichen Kosten langsam annähern.
Schritt 3: Vergleich von Äpfeln mit Äpfeln
Die schwierigste Aufgabe besteht jedoch darin die ermittelten Kosten des UC-Systems mit den Kosten der klassischen Telefonanlage objektiv zu vergleichen. Obwohl viele Zusatzkosten (beispielsweise Reisekosten) auch bei den traditionellen Telefonsystemen breitstehen, müssen diese mühsam aus den verschiedenen Datenquellen im Unternehmen zusammengesucht und entsprechend aufbereitet werden. Somit erfordert der Vergleich der realen Kosten die Ermittlung der entsprechenden Kostenberichte über den gleichen Zeitraum (beispielsweise über ein Jahr) für die zu betrachtenden Geschäftsfeldern (beispielsweise den Vertrieb) der klassischen Telefanlage und stellt diese Zahlen in Beziehung zu dem UC-System (beispielsweise dem Lync-Web-Conferencing in Vergleich zu den Reise- und Übernachtungskosten). Vielfach hängen die Kosteneinsparungen auch vom individuellen Nutzerverhalten ab. So ist beispielsweise eine Verringerung der E-Mail-Nutzung aufgrund des UC-Systems schwieriger zu quantifizieren.
Fazit
Die Beurteilung der Kosteneinsparungen einer Unified-Communications-Lösung ist und bleibt ein komplexes Unterfangen. Will man objektiv Äpfel mit Äpfeln vergleichen, dann muss man sich mühsam durch unzählige variable Kostenaspekte durchforsten. Erst durch die korrekte Zuordnung der Kosten anhand der realen Gesamtkosten sorgt für den notwendigen Durchblick und zeigt auf, ob sich das UC-System gegenüber einer klassischen Telefonanlage rechnet.
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