Auf den Inhalt kommt es an
Wichtige Inhalte des Pflichtenheftes sind die Definition von Kostenbudgets, zum Beispiel für die Lizenz, Beratung, Anpassungen, Individualentwicklungen, Hardware und nicht zuletzt die Umgebungssoftware. Ferner sollte ausgewiesen werden, wie Geschäftsprozesse in der ERP-Software abzubilden sind und welche im Standard vorhanden sein müssen. Vorgaben zur Kompatibilität zwischen Individualanpassungen und neuen Releaseständen müssen ebenfalls enthalten sein. Andernfalls entstehen unabsehbare Folgekosten, da beim Einspielen eines neuen Releasestandes stets wieder neue Individualanpassungen entwickelt werden müssten. Es muss auch fixiert werden, welches IT-Personal (Qualifikation, Funktion, Anzahl, Wochenstunden) der Auftraggeber wann bereitstellen kann. Ebenfalls wichtig ist die Verfügbarkeit der Mitarbeiter einer Fachabteilung für die Implementierung. Genaue Angaben zur Qualität von Altdaten und Schnittstellen sind ebenso wichtig wie der Go-Live-Termin. Diese Angaben haben Auswirkungen auf die Anzahl der vom Anbieter eingesetzten Berater und die Kostensituation. Vorgaben zum Lizenzmodell sind empfehlenswert. Es sollte ein für die eigene Organisationsstruktur passendes Lizenzmodell vereinbart werden. Andernfalls könnten bei einer Änderung vereinbarter Lizenzparameter (etwa durch Firmenaufkäufe, Abspaltungen, Erweiterung der Nutzung auf Tochterunternehmen) Folgekosten entstehen, die die gesamte Finanzplanung sprengen. Weitere Punkte des Pflichtenheftes sind schriftliche Vorgaben für das Berichtswesen, das über die ERP-Software abgebildet werden soll. Auch branchenspezifische gesetzliche Vorgaben sollten aufgenommen werden. Bei speziellen Branchenlösungen, sind solche Vorgaben oft nicht automatisch in den Standardprozessen der ERP-Software abgebildet. Wichtig ist auch das Verhältnis der Unterhaltskosten zum Unternehmensumsatz. Das Pflichtenheft ist die Basis für das spätere Angebot des ERP-Anbieters. Damit dieser sich auch rechtlich an die Inhalte und Vorgaben des Pflichtenheftes gebunden fühlt, empfiehlt es sich, ihn bei Angebotsanforderung schriftlich darauf hinzuweisen, dass er seine Offerte in jedem Fall unter Berücksichtigung der Pflichtenheft-Vorgaben abgeben muss.
