Kostensenkung durch digitale Rechnungsverarbeitung

Webbasierter Ansatz

»Für größere Autohäuser mit vielen Niederlassungen ist eine webbasierte Lösung ideal, da man auf diese Weise standortübergreifend in der Buchhaltung arbeiten kann«, sagt Sascha Dürrleder, kaufmännischer Leiter der Oppel-Gruppe. Technologische Basis der Workflow-Software ist ein Webclient von noeske, der sich in das Kundenportal von Oppel integriert. Er umfasst eine Postbox und alle notwendigen Funktionen wie Index- und Volltextsuche, Ein- und Auschecken der Dokumente, Starten und Bearbeiten von Workflows, Verschlagwortung, Indexierung und Recherche. Auf dem PC installierte Office-Applikationen sowie Fax und E-Mail bindet der Client ebenfalls ein. Wichtig war dem Unternehmen zudem, die Workflows genau auf die eigenen Bedürfnisse beim Rechnungsablauf ausrichten zu können. Die gewählte Lösung erlaubt dies durch eine XML-basierte Konfiguration. Die Systembetreuung und -wartung ist dadurch ohne ständigen Kontakt zum Lieferanten möglich und lässt einigen Freiraum. Nach zweimonatiger Einführungsphase ging die Lösung im September 2008 in den Produktivbetrieb. Die täglichen hundert Eingangsrechnungen treffen heute zentral am Firmensitz in Ansbach ein. Dort erfolgt das Scannen, die Rechnungsdaten werden manuell erfasst und in ein Rechnungseingangsbuch eingetragen. Der Bearbeiter hat damit das gescannte Dokument vor sich auf dem Bildschirm sowie daneben die notwendigen Felder zur manuellen Erfassung der Kopf- und Fußdaten. Durch Abgleich mit dem Dealer-Managementsystem, so die Bezeichnung ERP-ähnlicher Software zur Abwicklung von Bestellungen im Automobilhandel, kann er nun prüfen, ob eine Bestellung oder ein Lieferschein vorliegt. Außerdem lassen sich unvollständige Daten ergänzen, etwa eine fehlende Kundennummer aus der vorhandenen Kundendatenbank abfragen.

1. Kostensenkung durch digitale Rechnungsverarbeitung
2. Webbasierter Ansatz
3. Automatisierung durch Klassifizierung
4. Optimierung beim Skonto
5. Weiterer Ausbau der Lösung