Kostensenkung durch digitale Rechnungsverarbeitung

Automatisierung durch Klassifizierung

Für die schnellere Verarbeitung der Rechnungsdaten testet das Autohaus Oppel derzeit eine Software zur automatischen Klassifizierung und Verschlagwortung, die ab August 2009 zum Einsatz kommen soll: Der ELO DocXtractor, ein Zusatzmodul des bereits genutzten Dokumentenmanagementsystems, analysiert digitale Dokumente oder gescannte Papierbelege und extrahiert wichtige Daten für die nachfolgenden Schritte. Durch diese Informationsverarbeitung wird der komplette Rechnungseingang mit nachgelagerter Verbuchung automatisiert. Der Bearbeiter sieht auf dem Bildschirm neben dem gescannten Dokument eine Maske mit den von DocXtractor gefüllten Feldern der Rechnungsdaten. Dort lassen sich falsch erkannte Angaben korrigieren und fehlende Werte nachtragen. Systempartner noeske rechnet mit einer Erkennungsquote von gut 80 Prozent, sodass vier Fünftel aller Rechnungen nicht mehr angefasst werden müssen, sondern vom Scanner direkt in den Genehmigungsworkflow gehen.

Nach der Erfassung leitet der Workflow die digitalisierten Belege an die zuständigen Mitarbeiter zur fachlichen Prüfung weiter. Die Abteilungsleitung prüft die Rechnungen im Nachgang ebenfalls auf ihre Richtigkeit. Im Anschluss daran gehen die Rechnungen zur Kontrolle der Kontierung an die Buchhaltung, die sogenannte Prüfstelle, wo sie dann zur Zahlung freigegeben werden. Die Daten werden zu einem Buchungsdatensatz für die Datev-Finanzbuchhaltung weiterverarbeitet, die Datensätze in eine Schnittstellendatei zum Import übergeben und täglich in die Fibu importiert. Die erfassten Daten gelangen im Anschluss automatisch in das ELO-Archiv. Hier werden alle Eingangsrechnungen revisionssicher archiviert und mit Leserechten versehen.

1. Kostensenkung durch digitale Rechnungsverarbeitung
2. Webbasierter Ansatz
3. Automatisierung durch Klassifizierung
4. Optimierung beim Skonto
5. Weiterer Ausbau der Lösung