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Kostensenkung durch digitale Rechnungsverarbeitung

22. Juli 2009, 7:56 Uhr |

Susanne Oppel-Burns, geschäftsführende Gesellschafterin, Jürgen Feuchter, EDV-Administrator, und Sascha Dürrleder, kaufmännischer Leiter beim Autohaus Oppel, (von links nach rechts) freuen sich über ihre Dokumentenmanagement- Lösung.

Auf der Basis eines Dokumentenmanagementsystems verbessert das Autohaus Oppel mit ergänzender Software seine Geschäftsprozesse.

Mahngebühren und das Überschreiten von Skontofristen sind für Firmen mit vielen Niederlassungen nichts Ungewöhnliches. Denn die Eingangsrechnungen werden üblicherweise in Papierform zwischen Fachabteilungen und Buchhaltung hin- und hergeschickt – ein zeitraubender Prozess. Beim Autohaus Oppel hat man einen neuen Weg gewählt und durch die Implementierung eines webbasierten Workflows für die Verarbeitung der Eingangsrechnungen die Buchhaltung auf Trab gebracht. Die Oppel-Gruppe, 1928 im fränkischen Ansbach gegründet, ist Vertragspartner für die Automobilhersteller Mercedes-Benz, Chrysler, Dodge und Jeep. Das Unternehmen unterhält bundesweit fünf Standorte und bietet auch Werkstatt- und sogar Speditionsdienstleistungen an. Durch die räumliche Distanz aller am Rechnungsprozess Beteiligten konnte Oppel die eigenen Ansprüche an effiziente Buchhaltung und schnelle Bearbeitung nicht mehr erfüllen. Täglich zählt das Autohaus rund hundert Eingangsrechnungen, die bis vor einem Jahr vor Ort in den Niederlassungen eintrafen. Auf dem Postweg regelte man die Freigabe, und in Papierform wurden die Rechnungen dezentral archiviert. Dies wollte man künftig schneller und effektiver gestalten, um die Kosten zu senken, Skontofristen einzuhalten und etwaige Mahngebühren zu vermeiden.

Im Juli 2008 beschloss Oppel daher einen webbasierten Eingangsrechnungsworkflow. Das Dokumentenmanagementsystem ELOprofessional war für andere Dokumentarten bereits seit längerem im Einsatz; so lag es nahe, ergänzende Software zu wählen, die darauf beruht. Man entschied sich schließlich für die Portallösung nn-WebInvoice des ELO-Partners noeske netsolutions. Die Software verwendet Web-2.0-Technologien und stellt standortübergreifend Prüfabläufe, Vollständigkeitskontrolle und Skontofristüberwachung bereit. Installationen auf den Arbeitsplatzrechnern sind nicht erforderlich.