Dokumentation der lizenzvertraglichen Nutzungsregeln

Die lizenzvertraglichen Nutzungsregeln sind in dem zu erstellenden »Lizenzinventar« abzubilden. Die Anforderungen an die Einbeziehung lizenzrechtlicher Faktoren im Lizenzmanagement-Prozess variiert dabei in Abhängigkeit von der Heterogenität der IT- und Software-Landschaft des Unternehmens einerseits und der gewünschten Freiheit und Flexibilität im Hinblick auf die tatsächliche oder mögliche Nutzung der Softwareprodukte andererseits. Auf Basis der individuellen Software-Nutzungsgewohnheiten ist deshalb im Unternehmen festzulegen, welche Lizenzparameter hierfür relevant sind. Dabei ist insbesondere zu denken an den Lizenztyp (proprietäre Software, freie Software), die Anzahl und die Bezugsgröße der Lizenzen (Installationen, User, MIPS, Prozessoren et cetera), die lizenzierte Version, den Umfang der Nutzungsrechte, Nutzungsbindungen und -beschränkungen (CPU-Klauseln, Named User-Bindungen), Weitergabeverbote, Laufzeiten et cetera. Auch Sondernutzungsrechte (z.B. sogenannte Downgrade-Rechte, Zweitinstallationsrechte, Nutzungsrechte zu Test- und Schulungszwecken et cetera) sollten im Lizenzinventar vermerkt werden.