Smart-Office-Konzept
Büroflächen datenbasiert optimieren
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Ablauf eines Smart-Office-Projekts
Der erste Schritt auf dem Weg zum Smart-Office besteht darin, konkrete Use Cases zu erarbeiten. In einem Workshop ermittelt das Projekt-Team, welche Anwendungsfälle für das Unternehmen interessant sein könnten. Sind die wichtigsten Use Cases priorisiert, definiert man, welche Kennzahlen dafür nötig sind. Daraus ergibt sich, wie genau die Messverfahren sein müssen und welche Technik geeignet ist. Will man zum Beispiel Auslastungstrends für Meeting-Räume ermitteln, muss man die Personenzahl im Raum nicht einzelplatzgenau messen. Dies würde mehr Aufwand verursachen als Nutzen bringen. Vielmehr reichen Durchschnittswerte aus, etwa ob fünf, zehn oder fünfzehn Teilnehmer anwesend waren. Wie die Ausgestaltung des Use Case genau aussieht, hängt zudem von der Umgebungssituation ab. Kann man auf einer grünen Wiese starten oder ist eine Retrofit-Lösung erforderlich?
Anschließend erfolgt die Auswahl und Installation der geeigneten Hard- und Software. Die Spezialisten bringen Sensoren an, binden sie ein und passen die IoT-Plattform an die individuellen Bedürfnisse an. Das beste Kosten-Nutzen-Verhältnis ergibt sich, wenn man eine leistungsfähige, skalierbare Standardsoftware wie Thing-it einsetzt, die sich zusätzlich noch modifizieren lässt. Dabei empfiehlt es sich, auf bewährte Best Practices zurückzugreifen, anstatt in zu großen Eigenentwicklungsaufwand zu investieren.
Es empfiehlt sich, ein Smart-Office-Projekt gemeinsam mit einem spezialisierten Systemintegrator durchzuführen, der Erfahrung in der Digitalisierung von Räumen und Gebäuden hat. Er kann umfassend beraten, kennt die verfügbaren Techniken und kann diese vor Ort installieren. Außerdem unterstützt er den laufenden Betrieb mit Support-Leistungen und Managed Services. Für international aufgestellte Unternehmen ist es vorteilhaft, einen Partner mit einem globalen Netzwerk zu wählen. Denn auf diese Weise lassen sich Smart-Office-Lösungen, die man bereits in einem Land eingeführt hat, gut auf andere Standorte übertragen.
Klein starten, risikofrei skalieren
Smart-Office-Konzepte sind für Unternehmen aller Branchen interessant, die Kosten sparen, nachhaltig wirtschaften und ihren Mitarbeitern ein positives Arbeitsplatzerlebnis bieten wollen. Je größer die Bürofläche ist, umso stärker wirken sich die Vorteile der Gebäudedigitalisierung aus. Ab rund 250 Quadratmetern lohnt es sich, über entsprechende Maßnahmen nachzudenken.
Wichtig ist es auch schon bei kleinen Pilotprojekten, die spätere Skalierbarkeit zu berücksichtigen. Im Bereich Software ist dies in der Regel kein Problem. Hardware sollte aber nach Möglichkeit auch international verfügbar sein. Außerdem sollte eine Auswahl geeigneter Systemintegratoren an den verschiedenen internationalen Standorten erfolgen. So entstehen standortübergreifend eine einheitliche Installation und Services für den laufenden Betrieb.
Tobias Enders ist Geschäftsführer von GMS Global Media Services,
www.gms-mediaservices.de.
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