Aareon Hausverwaltung im Härtetest

Der SaaS-Immobilienspezialist Aareon hat im Juni 2024 Haufe Lexwares Immobilienlösung Hausverwaltung übernommen. Nach der Integration in die eigene Architektur kamen in der Edition plus 2026 zahlreiche Funktionen hinzu. Neben der Verarbeitung von E-Rechnungen – sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung – können Rechnungen jetzt direkt mit den Ausgabenbuchungen verknüpft werden. Zudem können bestehende Buchungsdaten dupliziert, angepasst und direkt verbucht werden. Die Plus-Beigabe von Lexware, BGH kompakt, gibt es nur noch für Bestandskunden. Aktuelle News aus der Lexware Welt sowie der Link zu den Haufe Fortbildungen sind ganz entfallen. Dafür gibt es jetzt eine Community, an die man sich wenden kann.

Wir haben „Aareon Hausverwaltung plus 2026“ vom Keller bis zum Dach getestet. Dazu haben wir verschiedene Use Cases, die eine Hausverwaltung bewältigen muss, abgeprüft. Hinzu kam eine Bewertung hinsichtlich Einfachheit der Bedienung und Layout/Design der Bedienoberfläche. Alle Details hierzu in der Tabelle.

Die Plus-Version: Zwei Extras machen den Unterschied

Die Plus-Version, die wir getestet haben, unterscheidet sich von der Standard-Version durch zwei Funktionen: Terminkalender und Vorgangsverwaltung. Mit der Vorgangsverwaltung können Prozesse im Bereich der Betreuung und Instandhaltung von Gebäuden und Wohnungen effizient organisiert und überwacht werden. Telefonische oder schriftliche Meldungen von Eigentümern oder Mietern können als Vorgang angelegt und bearbeitet werden. Zudem unterstützt die Vorgangsverwaltung bei Wohnungsübergaben oder Vermietungsgesprächen. Der Terminkalender gibt eine gute Übersicht über fällige Zahlungen und Mahnungen.

Dashboard: Hello again

Eines gleich vorneweg: Die Software ist gewaltig, umfasst zahlreiche Funktionen und viele davon sind untereinander verknüpft. Wer die Seite öffnet, wird erst einmal von der Fülle an Funktionen, Reitern und Menüpunkten erschlagen. Zum täglichen Einstieg empfiehlt sich daher der Weg über das Cockpit in der linken Spalte. Hier finden sich alle wichtigen Funktionen für die tägliche Arbeit. Für den schnellen Überblick bietet sich das Dashboard an.

Im ersten Menüpunkt des Cockpits – dem Dashboard – sehen Sie auf einen Blick „Offene Posten“, „Offene Zahlungsaufträge“, „Banksalden“ und „Betriebswirtschaftliche Auswertungen“. Die Struktur punktet mit Übersichtlichkeit der wichtigsten Funktionen. Konfigurieren lässt sich das Dashboard nach den eigenen Bedürfnissen jedoch nicht. Nur die Fenstergröße lässt sich anpassen.

Links im Menü mahnt ein Klick auf den Terminplaner Fälligkeiten an. Und unter „Vorgänge“ lässt sich gebäude- oder wohnungsbezogen anzeigen, was zum Thema Eigentümerversammlung, Jahresabschluss, Kleinreparatur, Ortsbesichtigung, Instandsetzung, Vermietungsgespräch, Wohnungsabnahme und Wohnungsübergabe ansteht. Doch der schönste und hilfreichste Menüpunkt sind die „Arbeitshilfen“: Hier finden sich vorgefertigte Anschreiben für die Einladung zu Eigentümerversammlungen, Ableseprotokolle und vieles mehr.

Weiter bekommen Sie direkten Zugang zum Helpcenter der Aareon Community. Kommen Sie bei einer kniffligen Frage mal nicht weiter, steht eine Community zur Seite. Sie ist zwar noch im Aufbau, dennoch: So macht Arbeiten Spaß.

Zu kritisieren wäre das ziemlich überfrachtete und etwas altbackene Layout, das zum Teil jedoch der Fülle der Funktionen geschuldet ist. So gibt es beispielsweise drei Ebenen an Navigation, über die man aber oft zu den gleichen Funktionen findet. Immerhin sind die Menüpunkte trennscharf und so weiß jeder schnell, wo es hinzuklicken gilt.

Das Design erinnert ein wenig an die Anfangsjahre von B2B-Software: eher funktional als sexy.

Stammdaten: Wer. Was. Wann.

Herzstück jeder Immobilienverwaltung sind – logisch – die Gebäude und Wohnungen. Unter „Stammdaten“ finden Sie alle Daten zu den Immobilien. Das Anlegen der Wohneinheiten ist einfach, die Felder selbsterklärend. Kleines Plus: Die Adressdaten sind mit Bing Maps verknüpft – dort kann sich der Verwalter die Lage des Gebäudes ansehen. Und bei der Erstellung der Umlagekonten hilft ein Assistent weiter. Auch die Reiter „Eigentümer“ und „Mieter“ sind kein Hexenwerk.

Lediglich beim Anlegen der Rolle „Mieter“ oder „Eigentümer“ gab es Komplikationen, da sich die Rollen nicht einfach anklicken ließen, sondern erst über Bedingungen definiert werden mussten (siehe Screenshot).

Neben den reinen Mieter- und Eigentümerdaten können Sie hier auch die Wohnungskosten, also die Miete und Nebenkostenvorauszahlungen auf Seiten des Mieters, sowie Hausgeldzahlungen und Rücklagen auf Seiten des Eigentümers verwalten. Die eingegebenen Werte werden für die jeweilige Forderungsbuchung herangezogen. Und damit haben Sie schon alle Daten erfasst, die für die spätere Kostenumlage auf die ver­schiedenen Wohnungen und die zugehörigen Mieter notwendig sind. Alle bereits im System vorhandenen Gebäude werden in der rechten Spalte aufgelistet. Dahinter liegen die Mieter beziehungsweise Eigentümer, die mit einem Doppelklick bearbeitet werden können.Tipp: Tiefgarage separat anlegenBeim Eingeben einer Wohnung, die mit Tiefgarage vermietet wird, empfiehlt es sich, Wohnungen und Tiefgaragenstellplätze separat anzulegen – auch wenn sie als Einheit vermietet werden. Denn eine spätere Trennung ist hinterher nicht mehr so einfach umzusetzen. Wir raten daher, von vornherein alles, was einzeln abre­chenbar ist, als eine eigenständige Einheit im System abzubilden. Dann sind Sie zu jedem Zeitpunkt abrechnungstechnisch flexibel.

WEG-Verwaltung

Wohnungseigentümergemeinschaften – kurz WEGs – nutzen einen Wirtschaftsplan, halten 1x pro Jahr eine Eigentümerversammlung ab und stoßen Bau- beziehungsweise Erhaltungsprojekte an, die auf den Eigentümerversammlungen beschlossen werden. Hier muss eine Software sichere Hilfestellung bieten. Aareon Hausverwaltung plus 2026 hilft bei der Erstellung eines Wirtschaftsplans, indem die zu erwartenden zukünftigen Ausgaben wie beispielsweise Instandhaltungen gelistet werden. Wird ein neuer Wirtschaftsplan erstellt, übernimmt die Software die bereits gespeicherten Posten des Vorjahres für Müllabfuhr, Gärtner, Allgemeinstrom etc. automatisch. Sehr praktisch: Das Ergebnis wird übersichtlich in einer Tabelle dargestellt. Einzelwirtschaftspläne für jede Wohnung können per Stapelverarbeitung erstellt werden. Damit lässt sich für den Use Cases „WEG-Verwaltung“ gut arbeiten.Ist der Wirtschaftsplan durch die Eigentümerversammlung genehmigt, bildet er die Grundlage für die monatlichen Vorauszahlungen (Hausgeld). Positiv fällt auf: Über die Funktionsleiste können Beschlusswerte als neue Vorauszahlungen in die Wohnungskosten übernommen werden.