In jedem Unternehmen gibt es unterschiedliche Gruppen von Anwendern, die je nach ihrer Stellung im Unternehmen ganz unterschiedliche Funktionalitäten beziehungsweise Informationen benötigen. Aus diesem Grund ist auch im Portal ein rollenbasierendes Benutzermanagement sinnvoll. Dieses sorgt dafür, dass jeder Mitarbeiter nur die Anwendungen und Dokumente sehen beziehungsweise bearbeiten darf, für die er das entsprechende Lese- beziehungsweise Schreibrecht erhalten hat.