Robotic Process Automation
Die digitalen Arbeitskräfte kommen
Verwaltungsprozesse zu automatisieren senkt Kosten in Unternehmen und in öffentlichen Organisationen. Die dafür eingesetzten Software-Roboter („Digital Worker“) befreien gleichzeitig Menschen von repetitiven Routinearbeiten. So schaffen sie Ressourcen für Tätigkeiten mit höherer Wertschöpfung.
„Digital Worker“ sind unsichtbar. Das unterscheidet sie von ihren „Kollegen“, die Rasen mähen oder Bodenproben von anderen Planeten entnehmen. Zwar lassen sie sich auch als Avatare visualisieren, ähnlich wie die Figuren in einem Computerspiel. Doch in den meisten Fällen arbeiten sie innerhalb eines Computersystems verborgen. Sichtbar sind nur die Ergebnisse ihres Wirkens.
ROI von 650 Prozent
Bei Telefónica O2 beispielsweise übernahmen bereits 2015 rund 160 Software-Roboter 15 Kernprozesse mit fast einer halben Million Transaktionen pro Monat. Das entspricht Hunderten von Full Time Equivalents (FTE), die eingespart oder in andere Bereiche verschoben
wurden. Das Projekt machte sich innerhalb von zwölf Monaten bezahlt. Der Return on Investment (ROI) belief sich über einen Dreijahreszeitraum auf mehr als 650 Prozent. Die Technologie hinter dieser und vielen weiteren Erfolgsgeschichten heißt Robotic Process Automation (RPA). Damit lässt sich nach Ansicht von Experten jeder digitalisierte Prozess automatisch ausführen – theoretisch. In der Praxis ist jedoch bei weitem nicht jeder Ablauf sinnvoll automatisierbar. Das haben in der Vergangenheit immer wieder Unternehmen festgestellt, wenn sie das Thema Automatisierung ohne Strategie angingen.
Bei einem Einsparpotenzial von wenigen Arbeitsstunden pro Woche rentiert sich der Automatisierungsaufwand in der Regel nicht. Doch bei Tätigkeiten wie Rechnungen kontieren oder Zahlungen anweisen, die in großen Unternehmen täglich tausendfach anfallen, sind die digitalen Arbeitskräfte in ihrem Element: Sie erfassen Daten, übertragen sie in andere Systeme, starten und steuern Freigabeprozesse und dokumentieren dabei jeden einzelnen Arbeitsschritt. Fehlerfrei und in Höchstgeschwindigkeit.
Fast wie ein Mensch
„Digital Worker“ arbeiten im Prinzip genauso wie ihre menschlichen Kollegen. Doch wo Menschen Bildschirm, Maus und Tastatur benötigen, um mit dem Computer zu interagieren, greifen die digitalen Arbeitskräfte direkt auf die entsprechenden Felder, Buttons, Fenster und andere Elemente der Benutzerschnittstelle von Anwendungen zu. Dabei sparen sie jedes Mal ein bisschen Zeit: Beim Öffnen einer Mail und ihrer Anhänge in verschiedenen Programmen, beim Weiterleiten an einen Sachbearbeiter oder bei der Antwort an den Absender, dass zum Bearbeiten seines Anliegens weitere Informationen benötigt werden. Bei häufig wiederkehrenden, gleichförmigen Tätigkeiten summieren sich diese Einsparungen schnell zu ganzen Arbeitstagen. Gleichzeitig entlasten „Digital Worker“ ihre menschlichen Kollegen bei repetitiven Arbeiten.
Ein Beispiel dafür ist die Bearbeitung von eingehenden Rechnungen: Papierbelege scannen, Inhalte erfassen, nach festen Regeln auf Vollständigkeit und Korrektheit prüfen und in Buchhaltungssysteme oder Fachanwendungen übertragen – in ihrer Eintönigkeit sind solche Aufgaben für Menschen wenig motivierend. Die natürliche Folge: Die Aufmerksamkeit sinkt, Ablenkungen oder Müdigkeit führen zu Fehlern. Der dadurch entstehende Nachbearbeitungsaufwand verursacht nicht nur Kosten, sondern wirkt zusätzlich demotivierend.
Kein Wunder also, dass Unternehmen und Behörden in Deutschland sich vor dem Hintergrund der demographischen Entwicklung schwertun, solche Positionen zu besetzen. Digitale Arbeitskräfte helfen in dieser Situation, indem sie ihre menschlichen Kollegen davon befreien, sich ausschließlich mit Formularen herumzuschlagen und ihnen mehr Zeit für kreative, innovationsfördernde Tätigkeiten verschaffen.
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