Robotic Process Automation
Die digitalen Arbeitskräfte kommen
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Mehr ist mehr
Automatisierung entfaltet ihr volles Potenzial, wenn das Arbeitsaufkommen so hoch ist, dass es mehrere „Digital Worker“ erfordert. Denn dann übernehmen zusätzliche Software-Roboter einfach auf Knopfdruck die gleichen Tätigkeiten – ohne Schulungen und Einarbeitungsphase.
Tatsächlich können moderne RPA-Plattformen hunderte von digitalen Arbeitskräften steuern. Große Unternehmen, vor allem solche mit vielen Filialen, sparen auf diese Weise jeden Monat tausende von Arbeitstagen. Um dieses Potenzial der Prozessautomatisierung durch Software zu heben, raten Experten, RPA nicht willkürlich als technologische Lösung einzelner Aufgaben zu implementieren, sondern im Rahmen ihrer Strategie zur Digitalen Transformation.
Die Erfahrung hat gezeigt, dass es zu Problemen in der gesamten Organisation kommen kann, wenn einzelne Abteilungen willkürlich ausgewählte Prozesse unkoordiniert automatisieren. Bei der sogenannten Robotic-Desktop-Automatisierung (RDA) lassen sich zwar Abläufe automatisieren, indem man das Vorgehen eines Mitarbeiters auf dem Desktop aufzeichnet, ähnlich wie bei einem Makro in einer Office-Software. Dabei den Überblick zu behalten, welcher Prozess wie abläuft, ist in der Praxis jedoch kaum machbar. Damit stellt dieses Vorgehen ein erhebliches Risiko für Sicherheit und Compliance von Unternehmen dar. Hinzu kommt, dass so generierte Abläufe aufwändiger und teurer zu managen sind als automatisierte Prozesse, die auf einer einheitlichen RPA-Plattform als Flussdiagramm definiert und zentral abgelegt sind.
Strategische Aufgabenteilung
Strategische Automatisierung bedeutet für die Auswahl der eingesetzten Technologie: Unternehmen sollten darauf achten, dass ihre Lösung flexibel genug ist, um unterschiedlich komplexe Abläufe in den verschiedensten Abteilungen zu unterstützen.
Für die Umsetzung der Automatisierungsstrategie hat sich eine klare Aufgabenteilung bei enger Zusammenarbeit zwischen IT und Fachabteilungen bewährt: Welche Prozesse automatisiert und wie sie gestaltet werden, bestimmen dabei die Fachabteilungen. Die IT-Abteilung stellt die benötigte Infrastruktur bereit, berät, um einen möglichst effizienten Einsatz zu gewährleisten, und kümmert sich um die technische Sicherheit.
Voraussetzung für das Gelingen ist in jedem Fall, Prozesse zu vereinheitlichen, um sie automatisierbar zu machen. Dabei liefert die Fachseite das Prozess-Know-how und die IT hilft in der Einführungsphase, die Besonderheiten der digitalen Arbeitskräfte zu verstehen und optimal zu nutzen.
Digital Worker arbeiten präzise
Einmal programmiert, führen „Digital Worker“ Prozesse mit höchster Präzision und Geschwindigkeit aus. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass sie korrekt programmiert sind und mit geeigneten Daten gefüttert werden.
Anders als die meisten menschlichen Mitarbeiter interpretieren sie fehlerhafte Schreibweisen von Ortsnamen nicht „von sich aus“ richtig – sondern nur, wenn sie darauf programmiert sind.
Was jedem IT-Mitarbeiter aufgrund seiner Ausbildung völlig klar ist, kann bei der Zusammenarbeit von Menschen und Robotern zum Problem führen, wenn Fachangestellte selbständig Software-Roboter erstellen und dabei von ihrer eigenen Arbeitsweise ausgehen. Wie erwähnt, kommt es deshalb vor allem in der Einführungsphase darauf an, die Fachabteilungen nicht mit RPA alleinzulassen, sondern durch Schulung und Unterstützung aus der IT-Abteilung „Führungskräfte“ für digitale Arbeitskräfte auszubilden.
Robert Ekstrom ist Vice President EMEA DACH und North bei Blue Prism
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