Employee Experience
Eine Frage der Haltung
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Zielgruppenspezifische Content-Angebote
Die Fähigkeit solcher Lösungen, das Informationsangebot nach Rollen im Unternehmen anzupassen, kann zudem die Möglichkeit eröffnen, den Mitarbeitern generell nur relevante Informationen und Dokumente zur Verfügung zu stellen, die sie gerade brauchen. Der Buchhalter bekommt also bespielsweise gar nicht erst ein Antragsformular für Sicherheitsschuhe angezeigt – wohingegegn der Ingenieur in der Werkshalle dieses sehr wohl benötigt. Das Gegenmodell – eine große Datenbank für alle – macht das Auffinden relevanter Unterlagen oftmals kompliziert und unter Umständen zeitraubend.
Statt einer Holschuld des Mitarbeiters kann die HR mit zielgruppenspezifischen Content-Angeboten das Verständnis demonstrieren, dass sie eine Bringschuld bei sich sieht. Zudem erlaubt das rollenbasierte Zugriffsmanagement, sensible Daten gegen unerlaubten Zugang zu schützen. So erhält etwa eine neue Führungskraft zwar Zugriff auf die Personalakte ihrer Mitarbeiter, nicht aber auf die Teile darin, die Krankheitstage dokumentieren.
Ein digitales, „mitdenkendes“ HR-System zeigt besonders in Krisenzeiten seinen Wert. Zum Beispiel, wenn Vertragsprozesse auch aus der Ferne uneingeschränkt funktionieren und digitale Möglichkeiten zur Unterzeichnung bereitstehen. Oder wenn Unternehmen ihre Mitarbeiter im Homeoffice ohne direkten Kontakt zur Führungskraft und Kollegen auf einem gemeinsamen Wissensstand halten und mit Informationen versorgen kann, zum Beispiel mit Tipps zur Ausgestaltung der heimischen Arbeitsumgebung oder prophylaktischen Hilfestellungen für IT-Fragen.
Entwicklungsperspektiven aufzeigen
Der Modern Workplace ist kein Ort, sondern eine Idee: Fachkräfte sollen ihren Aufgaben stets unter den jeweils optimalen Bedingungen nachkommen können. Dabei ist es egal, wo oder wann sie arbeiten, und welches Endgerät sie dafür nutzen. Neben der technischen Komponente gilt es, auch den Bereich der Personalentwicklung zu berücksichtigen. Denn ohne das Wissen, wie man aus dem Homeoffice effizient arbeiten kann oder bestimmte Tools nutzt, bringt die beste IT nichts.
Digitale HR-Lösungen können die Personalabteilung dahingehend unterstützen, dass Mitarbeiter sich – auf ihre Rolle zugeschnitten – in einer zentralen Wissensdatenbank beispielsweise über Weiterbildungsmöglichkeiten informieren und direkt aus dem Artikel heraus einen Antragsprozess anstoßen können. Durch Automatisierung kann auch der Freigabeprozess gegebenenfalls effizienter gestaltet werden. Anstatt Personal mit der händischen Konsolidierung der dafür nötigen Informationen zu beauftragen, sammelt sich das System diese selbst zusammen. Am Ende kann dann entweder ein menschlicher Mitarbeiter die finale Freigabe erteilen oder, wenn es ein entsprechendes Regelwerk gibt, entscheidet das System auf dessen Basis selbst über die Anfrage und gibt dem Antragssteller eine entsprechende Antwort. So wird die Personalabteilung gegebenenfalls von administrativem Ballast befreit und kann sich persönlich um die Fragen bezüglich möglicher Weiterbildungen, individueller Spezialisierungen und anderer komplexer Mitarbeiteranliegen mit mehr Zeit kümmern.
Die Personalabteilung wird strategisch
Hinter dem Buzzword „Employee Experience“ versteckt sich ein notwendiger Haltungswandel, der weit über die Digitale Transformation hinausgeht. Die Personalabteilung wird in diesem Umbruch zu einem strategischen Erfolgsfaktor, indem sie Maßnahmen ergreift, um die Belegschaft langfristig zu motivieren und ihr zu Bestleistungen und persönlicher Entfaltung zu verhelfen. Und dieser zentralen Rolle müssen sich die HR-Mitarbeiter als auch die Führungskräfte bewusst werden. Das Personalwesen ist nicht die langweilige „Beamten-Ecke“ im Unternehmen, sondern Dreh- und Angelpunkt für die Zufriedenheit und Entwicklung der eigenen Belegschaft und damit integraler Bestandteil für den Gesamterfolg des Unternehmens.
Mit diesem Selbstbewusstsein sollte die HR ihre Anliegen vertreten. Die Führungsebene hingegen muss diese zentrale Rolle anerkennen und entsprechend unterstützen, damit die Personalabteilung ihre Arbeit effizient erledigen kann.
Ein Modern Workplace zeichnet sich nicht nur durch neue Technik aus, sondern durch eine veränderte Haltung seitens des Unternehmens für die Rolle der Mitarbeiter und des Personalwesens. Denn durch moderne Infrastrukturen wird letztere von administrativem Ballast befreit, um den Mitarbeitern die gleiche Experience zu ermöglichen, die Kunden erleben – einen persönlichen und unbürokratischen Service.
Wieland Volkert ist Country Manager DACH & Niederlande bei PeopleDoc
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