ECM/DMS
HR-Abteilungen auf dem Weg zur digitalen Personalakte
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Kein “One Size fits all”
Speziell in Personalabteilungen gibt es viele individualisierte Prozesse, die über einen langen Zeitraum hinweg gereift sind. Gleichzeitig werden individuelle Systeme eingesetzt, die das Personalmanagement unterstützen. Es lassen sich also nur selten “Standardprozesse” identifizieren, die in allen Unternehmen identisch ablaufen. Umso wichtiger ist es, dass sich eine digitale Lösung für die Verwaltung der Personaldokumente nahtlos und flexibel in die bestehenden Prozesse und HCM-Lösungen (Human Capital Management) im jeweiligen Unternehmen einbinden lässt. Erst eine für die Mitarbeiter der HR-Abteilung intuitiv und einfach zu bedienende Anwendung stellt sicher, dass der digitale Aktenschrank auch tatsächlich immer und überall im Zugriff ist.
Effizienz und Entlastung im HR-Tagesgeschäft
Softwarelösungen für die digitale Personalakte erhöhen die Prozessqualität und bieten viele Standardfunktionen, die die Mitarbeiter der Personalabteilung bei Routineprozessen im HR-Tagesgeschäft unterstützen. Dazu gehören vordefinierte Workflows, wie beispielsweise für das Anlegen von Stammdaten und Pflichtdokumenten, die bei der Einstellung eines Mitarbeiters immer in der Akte verfügbar sein müssen, Funktionen für das Zuordnen und Importieren von Dokumenten sowie automatisierte Wiedervorlagen und Erinnerungen, zum Beispiel um Dokumente fristgerecht aus der Akte zu entfernen oder nützliche Statusanzeigen wenn ein Dokument fehlt, und vieles mehr. Über eine Office-Integration der digitalen Personalakte können neue Dokumente mit Hilfe des Vorlagenmanagers und Textbausteinen direkt in der Personalakte erstellt werden.
Think Big – Start Small
Erfolgreiche Projekte setzen voraus, dass Unternehmen sich zunächst darüber im Klaren sind, was und wen sie mit einer digitalen Personalakte mittel- bis langfristig adressieren wollen. Ziele und Rollen sollten im Vorfeld klar definiert werden. Unter anderem sind folgende Fragen zu klären: Wer soll Zugriff auf die Akte haben? Sollen nur Mitarbeiter aus der HR-Abteilung die Akten einsehen können oder soll (gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt) auch der Zugriff für Mitarbeiter und Führungskräfte möglich sein? Welche (Self-)Services, wie zum Beispiel digitaler Urlaubsantrag oder Spesenabrechnung, sollen durch die Digitalisierung unterstützt werden? Welche Dokumente fallen regelmäßig an und sollen durch digitale Prozesse optimiert werden?
Anschließend gilt es herauszufinden, welche Dokumentarten aktuell in der Personalakte abgelegt sind oder welche Dokumente künftig (zusätzlich) verwaltet werden sollen. Im Anschluss an diese Überlegungen kann dann – Schritt für Schritt – damit begonnen werden, die digitale Personalakte im Unternehmen einzuführen.
Tina Bohlmann ist bei der Kendox GmbH für die Umsetzung von Kundenprojekten verantwortlich.
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